Proces začíná v momentě, kdy vám systém doručí notifikaci s novým úkolem. Vaším cílem je dokument zkontrolovat a na základě dostupných informací rozhodnout o dalším postupu. Před samotným rozhodnutím je nutné prověřit všechny součásti záznamu:

• Hlavička a Položky: Zkontrolujte, zda sedí základní údaje (firma, částka) a rozpis položek odpovídá skutečnosti.
• Přílohy: Vždy nahlédněte do originálního skenu (např. faktury), abyste vyloučili např. chybu při vytěžování dat.
• Historie: V záložce „Průběh workflow“ se podívejte, zda vaši kolegové v předchozích úrovních nepřidali důležité poznámky.

V levém navigačním panelu přejdeme na záložku workflow na sekci přehled WF úkolů.

Procesy jsou rozděleny na aktivní a všechny úkoly. Pokud potřebujeme vidět již schválené workflow přejdeme do sekce všechny úkoly. Pod záložkami Všechny úkoly a Pouze aktivní úkoly vidíme dva typy dokladů, které máme za úkol schválit. Pod každým typem jsou navíc barevná tlačítka s počtem úkolů.

• Zelené tlačítko znamená moje úkoly.
• Červené jsou opožděné úkoly.
• Oranžové jsou mé vytvořené workflow.
• Modré tlačítko jsou moje doplňkové úkoly.
• Šedé tlačítko jsou úkoly přiděleny z důvodu zastupování.

Přímo v seznamu aktivních úkolů vidíte sloupec Počet příloh.

• Kliknutím na ikonu modré sponky u konkrétního řádku se otevře okno s náhledem dokumentu (např. PDF faktury).
• Toto zobrazení slouží k rychlé vizuální kontrole, zda data v tabulce souhlasí s originálem.

Pokud potřebujete mít dokument neustále na očích a zároveň pracovat s detailem úkolu, využijte funkci Zobrazit v panelu. V pravém horním rohu otevřeného náhledu klikněte na tlačítko „Zobrazit v panelu“.

Náhled dokumentu se „připne“ k pravému okraji obrazovky.

V horní liště náhledu máte k dispozici standardní nástroje pro práci s dokumentem:

• Šipky (</>): Slouží k listování mezi jednotlivými soubory, pokud jste jich nahráli více.
• Lupa (+/-): Přiblížení nebo oddálení textu.
• Otáčení: Pokud je dokument nahraný bokem, můžete jej otočit.
• Stažení/Tisk: Ikony pro uložení souboru do počítače nebo jeho přímý tisk.

V detailu dokladu naleznete řadu záložek, které poskytují komplexní pohled na zpracovávaný záznam. Každá záložka se zaměřuje na specifickou část dat:

• Položky: Obsahuje tabulkový přehled konkrétních položek (např. materiál, zboží). Vidíte zde kódy, názvy, množství a jednotkové ceny.
• Textové položky: Slouží pro záznam neskladových položek, doplňkových služeb nebo poznámek, které mají mít vliv na celkovou kalkulaci dokladu.
• Přílohy: Zde naleznete všechny nahrané dokumenty související s dokladem (např. sken faktury, dodací list nebo technický výkres).
• Průběh workflow: Zobrazuje historii schvalování – kdo, kdy a s jakým výsledkem o dokladu rozhodl. Je zde vidět i aktuální stav, ve kterém se dokument nachází.
• Zádržné: Tato sekce slouží k evidenci částek, které jsou z platby dočasně pozastaveny (např. u stavebních zakázek jako garance za provedenou práci).
• Úhrady: Poskytuje přehled o provedených platbách navázaných na tento doklad, včetně informací o zbývající částce k doplacení.

Editace položek je standardně během schvalovacího procesu omezena, aby byla zachována integrita dat. Existují však situace, kdy je potřeba údaje upravit i v průběhu workflow. Editace při spuštěném workflow I když doklad právě prochází schvalováním, můžete v záložce Položky otevřít detail záznamu (dvojitým kliknutím) a upravit potřebné parametry.

Můžete tak měnit:

• Nákladové dimenze: Středisko, zakázku, nákladový okruh, zaměstnance nebo vozidlo.
• Množství: Pokud zjistíte nesoulad s přiloženým skenem faktury.

Možnost úprav i po vašem schválení Důležitou vlastností je, že pokud máte v šabloně nastaveno povolit editaci detailu a změny v dokumentu po schválení, můžete změny provádět i poté, co jste již svůj krok schválili.

• Dokud není workflow kompletně ukončeno (doklad není ve stavu „Schváleno“ jako celek), máte možnost údaje dodatečně upravit.
• Tím je zajištěno, že do účetnictví odejdou data v naprostém pořádku, i když si chybu uvědomíte až po odeslání úkolu dál.

Dvojitým kliknutím na záznam v přehledu workflow úkolů otevřete detail dokladu, kde jsou ve formulářovém zobrazení vidět informace převzaté z přehledu v hlavičce.

Máme tři možnosti:

• ❌ Zamítnutí
• ⚠️ podmínečné schválení
• ✅ schválení

Podmínečné schválení vyžaduje vyjádření a změní barvu pro identifikaci podmínečného schválení, aby na to byl brán zřetel.

V dodatečných akcích máme možnosti:

• Delegovat – předání práva na schvalovací proces někomu jinému.
• Vytvořit doplňkové úkoly – vyberu uživatele a napíšu mu zadání, můžu a nemusím čekat na vyjádření abych schválil nebo zamítnul.
• Vrátit na úroveň – něco je špatně, takže pošlu úkol zpět na vybranou úroveň.
• Zobrazit průběh – otevře okno s průběhem workflow.

První způsob byl přes schvalovací okno, které řešilo jeden konkrétní doklad, dalším způsobem je pak hromadné schvalování. Tento postup výrazně urychluje práci v situacích, kdy potřebujete odbavit větší množství dokladů najednou.

• Výběr dokladů: V přehledu aktivních úkolů zaškrtněte políčka na levé straně u všech řádků, které chcete schválit.
• Aktivace menu: Jakmile označíte alespoň jeden záznam, v záhlaví tabulky se zobrazí ikona se symbolem „fajfky“ a počtem vybraných úkolů.
• Potvrzení akce: Po kliknutí na ikonu šipky dolů zvolte možnost „Hromadné schválení workflow“. Tím se všechny označené úkoly schválí najednou, bez nutnosti otevírat každý detail zvlášť.

Poslední a nejvíce flexibilní cestou je využití mobilní aplikace, která je navržena pro rychlé odbavení úkolů v terénu. Výhody schvalování v mobilním telefonu jsou:

• Dostupnost: Své úkoly máte neustále u sebe. Mobilní verze nabízí zjednodušený, ale plnohodnotný pohled na vaši frontu práce.
• Jednoduché ovládání: I na mobilu můžete nahlížet do příloh (skenů faktur) a provádět všechna standardní rozhodnutí.
• Rychlá reakce: Pomocí tlačítek na spodní liště mobilu úkol okamžitě schválíte (Pokračovat), vrátíte k opravě nebo delegujete na kolegu.