Po obdržení vašeho přístupu do systému, můžete začít přidávat uživatele.

• Uživatelská práva se nachází v levém tmavém navigačním panelu aplikace.

⚠️ (pokud zde nevidíte uživatelská práva, tak stiskněte ikonu tří teček).

Po rozkliknutí se vám zobrazí 5 sekcí uživatelských práv

• Uživatelé – Zde se zadává nový uživatel, kterému po vytvoření profilu přijde e-mail s údaji pro přihlášení do systému. Zároveň zde spravujete přístupy konkrétních osob.
• Hierarchie uživatelů – V této sekci definujete organizační strukturu nadřízenosti a podřízenosti. Toto nastavení je klíčové pro automatické směrování úkolů.
• Skupiny uživatelů – Umožňuje sdružovat uživatele do logických celků (např. „Vedení“, „Sklad“, „Účtárna“). Je to praktické pro hromadné schvalování – místo nastavování každého člověka zvlášť, nastavíte schvalovací proces celé skupině.
• Role – Definuje funkční oprávnění v systému. Role určuje, co uživatel může dělat (např. „Pouze čtení“, „Editor“, „Administrátor“).
• Okruhy – Okruhy určují, do jakých částí systému má uživatel přístup.

Při rozkliknutí sekce uživatelé (č. 1) vidíme Hlavičku (č. 2) a Detail (č. 3).

• V hlavičce máme přehled všech uživatelů v systému a máme možnost přidat i nového uživatele nebo zkopírovat nastavení, to umožňuje přenést práva a nastavení z jednoho vybraného uživatele na druhého (užitečné při nástupu nového kolegy na stejnou pozici).

Tlačítko „Nový“ nám otevře okno nový záznam.

• Jméno a Příjmení: Základní identifikace uživatele.
• Email: Zadejte pracovní e-mail uživatele. Po uložení záznamu na tuto adresu systém automaticky odešle pozvánku s registračním odkazem.
• Zaškrtávací pole uživatel správce: Po jeho zaškrtnutí se tímto nastavením zajistí, že uživatel nebude viditelný v běžných seznamech při vybírání osob (např. v seznamech schvalovatelů pro faktury).

Po uložení záznamu můžeme uživatele přiřadit do organizační struktury.

• V detailu máme záložku přiřazení uživatele do organizačních struktur a tlačítko na nastavení organizačních struktur uživatele.

Zde určujete zařazení uživatele v rámci firmy – například podle střediska. Při schvalování podle střediska systém vyhledává schvalovatele na základě kombinace role a střediska. Pokud je v šabloně nastavena role Vedoucí střediska a uživatel je přiřazen ke středisku Nákup, bude pro doklady se střediskem Nákup automaticky určen jako schvalovatel.

Druhá záložka „role přiřazené uživatelům“ slouží ke správě uživatelských rolí.

V tomto přehledu definujete vztahy mezi schvalovateli, které systém využívá k automatickému směrování úkolů (např. odeslání faktury k nadřízenému). Vizuální znázornění nadřízenosti

• Modrá šipka směřující dolů: Tato ikona u jména uživatele (např. u Martina nebo Pavla) značí, že daný uživatel je v systému nastaven jako nadřízený. Kliknutím na tuto šipku můžete rozbalit nebo sbalit seznam jemu podřízených pracovníků.

V této sekci můžete přehledně vidět celou strukturu hierarchie vaší společnosti. Dvojklikem na vybraný řádek lze u stávajícího pracovníka upravovat jeho nadřízeného, případně můžete pomocí tlačítka „+ Nový“ do stromu přidat úplně nového uživatele. Stejné úpravy vazeb a osobních údajů je však možné provádět také v samostatné sekci Uživatelé.

Tato sekce Skupiny uživatelů slouží k efektivní hromadné správě uživatelů a jejich rolí v rámci schvalovacích procesů. V horní tabulce vidíte přehled všech vytvořených uživatelských skupin.

• Identifikátor a Název: Každá skupina má své ID a pojmenování (např. Vedoucí střediska).
• Popis: Slouží pro bližší specifikaci účelu skupiny, což usnadňuje orientaci při správě více schvalovacích úrovní.
• Tlačítko „+ Nový“: Umožňuje založit zcela novou skupinu, kterou následně využijete ve schvalovacích šablonách.

Tato část je klíčová pro obsah zvolené skupiny. Když v horní tabulce kliknete na konkrétní řádek (skupinu), ve spodní části se okamžitě zobrazí seznam lidí, kteří do ní patří.

• Správa členů: Pomocí tlačítka „+ Nový“ v této spodní sekci přidáváte do vybrané skupiny konkrétní zaměstnance.

V levém navigačním panelu přejdeme na sekci role. V hlavičce vidíme přehled všech, již vytvořených rolí. V detailu jsou záložky okruhy přiřazené k roli a uživatelé přiřazeni k roli.

• Pro vytvoření role klikneme na “Nový“.

Zobrazí se nám nový záznam:

• Kód – např. zkratka oddělení + funkce.
  • Zkratka oddělení – Finance.
  • Funkce – Účetní.
  • Doporučený Kód – FIN_UCT.
• Projektový tým – slouží k tomu, aby bylo možné konkrétní roli (např. vedoucí zakázky) přiřazovat přímo k projektu.

Po vytvoření role můžeme v detailu přidávat okruhy k roli nebo přiřazovat uživatele k roli.

Uživatel (obvykle správce) může v tomto okně „přiřazení okruhů“ provádět následující akce:

• Filtrování: Pomocí vyhledávacího pole (na obrázku zadáno „Helios“) a filtrů skupin může uživatel rychle najít konkrétní agendu, kterou potřebuje nastavit, aniž by musel procházet stovky položek.
• Přehled struktur: Okruhy jsou logicky seskupeny (např. Helios → Zakázky), což umožňuje hromadnou orientaci v tom, kam která data patří.

U každého řádku (okruhu) volí uživatel pomocí přepínačů jednu z následujících úrovní:

• Nemá – Uživatel tento okruh v menu vůbec neuvidí.
• Čtení – Uživatel uvidí seznam i detaily, ale nemůže nic měnit.
• Editace – Uživatel může měnit údaje v již existujících záznamech.
• Vkládání – Uživatel může zakládat úplně nové záznamy.
• Mazání – Uživatel má právo záznamy trvale odstranit.
• Akce – Nejvyšší úroveň oprávnění, která zahrnuje plný přístup k dané oblasti včetně provádění všech dostupných operací.

Tlačítkem „Uložit“ se nová pravidla okamžitě zapíšou k dané roli. Uživatelům s touto rolí se změny projeví obvykle po příštím přihlášení nebo aktualizaci stránky.

Okruhy představují jednotlivé agendy systému, ke kterým se v rámci role přiřazují uživatelská oprávnění.

V Hlavičce si vybíráte, který okruh chcete řešit, a v části Detailu pak definujete oprávnění pro jednotlivé uživatelské role.