Schvalovací šablona určuje, jak má nad záznamem evidence proběhnout schvalovací proces, tedy Workflow (dále jen WF). Šablona popisuje účastníky schvalování, v jakém pořadí schvalují a za jakých podmínek. Cílem je nastavit celý postup schvalování jednou a poté jej nad jednotlivými záznamy dané evience opakovaně spouštět. Šablony se zakládají v panelu menu Číselníky → Systémové → Schvalovací šablony. Každá šablona je vázaná na konkrétní evidenci, například na podzhotovitelské smlouvy.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

Kopií šablony se přenese hlavička i všechny navázané detaily, k názvu se doplní číslo. Šablonu lze odstranit až poté, co je zneaktivněna, a jen tehdy, pokud není použita v žádném WF – ani běžícím, ani ukončeném.

Při vytváření šablony si volíme její parametry. Můžeme mít zapnuté tyto volby:

• Přeskakovat prázdné úrovně ** - Volba umožní přeskočit úroveň, pokud nedohledá větev pro generování. * **Povolit ruční přidání uživatelů- Povolí ruční přidání uživatelů do první úrovně. Pro správné použití musí pro každý případ být dohledána větev.
• Povolit vrácení- Umožní použít funkci vrácení na nižší úroveň pro vybranou šablonu.
• Neumožnit podmínečné schválení - Vypne možnost podmínečně schváleno při zpracování úkolu.
• Povolit editaci detailu po schválení - Po schválení WF je možné editovat detaily záznamu, nad kterým bylo schváleno WF.
• Povolit změny v dokumentech po schválení Po schválení WF je možné editovat přílohy záznamu, nad kterým bylo schváleno WF.
• Potlačit dialogové okno při startu WF - Nastavení potlačí dialogového okna při startu WF. WF se rovnou vygeneruje.
• Vyžadovat vyjádření - Aktivuje povinnost vyplnit vyjádření u všech stavů workflow.
• Autor se nesmí účastnit WF - Při této volbě nebude do generovaných úkolu zahrnován autor WF.
• Omezit práva autora - Autor není zapojen do zpracování workflow.

Detail šablony je členěn do tří záložek:

Na této záložce se nastavují zprávy, které systém v průběhu WF odesílá uživatelům. Notifikace se odešle ve chvíli, kdy WF nebo úloha dosáhne stavu uvedeného v jejím nastavení.

Pro zadání adresátů jsou k dispozici tyto tagy:

Úrovně a větve tvoří strukturu schvalování ve schvalovací šabloně. Určují, kolik stupňů schvalování záznam projde, kdo v jednotlivých stupních schvaluje a za jakých podmínek. Cílem je nastavit schvalování tak, aby se záznam dostal jen k těm osobám, které o něm podle svých pravomocí skutečně rozhodují. Nastavují se na záložce Nastavení větví a úrovní v detailu šablony – viz Schvalovací šablony. Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

• Úroveň – stupeň schvalování. Úrovně se procházejí postupně od první k poslední a workflow (dále jen WF) je plně schválené až tehdy, když projde poslední úrovní. Do té doby zůstává ve schvalování.
• Větev – varianta schvalování uvnitř jedné úrovně. Úroveň může mít více větví, záznam ale projde jen tou z nich, jejíž podmínku splní. Schválením v této jedné větvi je celá úroveň splněná a WF pokračuje na následující úroveň.

Podmínky lze zapsat nad kterýmkoli polem evidence, nad níž WF běží, a lze je nastavit jak na úrovni, tak na větvi. Například objednávka do 2 000 € projde pouze úrovní 1, objednávka nad 2 000 € pokračuje i do úrovně 2. Obdobně platí pro větve: podle podmínky se rozhodne, který schvalovatel danou objednávku v rámci úrovně dostane.

Úrovně a větve se zakládají tlačítky Přidat úroveň a Přidat větev.