Schvalovací šablony

Schvalovací šablona určuje, jak má nad záznamem evidence proběhnout schvalovací proces, tedy Workflow (dále jen WF). Šablona popisuje účastníky schvalování, v jakém pořadí schvalují a za jakých podmínek. Cílem je nastavit celý postup schvalování jednou a poté jej nad jednotlivými záznamy dané evience opakovaně spouštět. Šablony se zakládají v panelu menu Číselníky → Systémové → Schvalovací šablony. Každá šablona je vázaná na konkrétní evidenci, například na podzhotovitelské smlouvy.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

Hlavička šablony

Pole	Popis
Evidence	Vybírá se z číselníku a určuje evidenci, pro kterou se šablona používá. Po vytvoření šablony již evidenci nelze změnit.
Aktivní	Šablona je použitelná ve výběru při spuštění WF.
Je použita	Šablona již byla ve WF použita. Použitou šablonu nelze smazat a možnosti její editace jsou omezené.
Název	Název šablony v jazykových mutacích CZ, SK a EN. Uživateli se zobrazí podle jazyka, který má v aplikaci nastavený.
Popis	Popis šablony v jazykových mutacích CZ, SK a EN.
Název workflow	Název, pod kterým WF vystupuje. Může obsahovat parametry uvedené ve formuláři.
Výchozí text zadání	Text se zobrazí ve schvalovacím formuláři uživateli, který WF schvaluje.

Kopií šablony se přenese hlavička i všechny navázané detaily, k názvu se doplní číslo. Šablonu lze odstranit až poté, co je zneaktivněna, a jen tehdy, pokud není použita v žádném WF – ani běžícím, ani ukončeném.

Detail šablony

Detail šablony je členěn do tří záložek:

Záložka	Obsah
Nastavení větví a úrovní	Struktura schvalování: úrovně, větve, jejich podmínky a schvalovatelé – viz Úrovně a větve.
E-mailové notifikace workflow	Zprávy, které se v průběhu WF odesílají uživatelům.
Definice podmínek spuštění	Podmínky, za kterých se WF nad záznamem spustí.

E-mailové notifikace workflow

Na této záložce se nastavují zprávy, které systém v průběhu WF odesílá uživatelům. Notifikace se odešle ve chvíli, kdy WF nebo úloha dosáhne stavu uvedeného v jejím nastavení.

Pole	Popis
Typ	Typ notifikace, například Nová úloha, Nová úloha – delegovaná nebo Nová úloha – doplňková.
Stav úlohy	Stav úlohy, při kterém se notifikace odešle.
Stav workflow	Stav WF, při kterém se notifikace odešle.
Aktivní	Notifikace se odesílá.
Adresáti	Příjemci notifikace. Zadává se konkrétní e-mailová adresa, nebo zástupný tag, který se při odeslání nahradí adresami podle níže uvedeného významu.
Předmět a Obsah notifikace	Text zprávy v jazykových mutacích CZ, SK a EN. K obsahu lze přiložit přílohu a přepínat mezi zobrazením Kód a Náhled.

Pro zadání adresátů jsou k dispozici tyto tagy:

Tag	Adresát
{TaskAuthor}	Uživatel, který úlohu vytvořil.
{TaskApprover}	Schvalovatel úlohy včetně aktuálně nastavených zástupců.
{TaskProcesser}	Uživatel, který úlohu zpracoval.
{WorkFlowAuthor}	Uživatel, který WF spustil.
{ParentTaskApprover}	Schvalovatel nadřazené úlohy, existuje-li hierarchie úloh. Vhodné pro notifikaci tvůrce doplňkové nebo delegované úlohy.
{AllWorkflowUsers}	Všichni schvalovatelé, zástupci, zpracovatelé a autoři úloh v celém záznamu WF. Funkční pouze u notifikace typu Ukončené workflow.
{ProjectRoleID_X}	Uživatelé dané role v projektu; X se nahradí identifikátorem role.
{P_NazevPole}	E-mail z pole evidence daného záznamu; NazevPole se nahradí systémovým názvem pole.
{PUserID_NazevPole}	E-mail podle userID zadaného v poli evidence; NazevPole se nahradí názvem pole.

Parametry šablony

Při vytváření šablony si volíme její parametry. Můžeme mít zapnuté tyto volby:

Přeskakovat prázdné úrovně ** - Volba umožní přeskočit úroveň, pokud nedohledá větev pro generování. * **Povolit ruční přidání uživatelů- Povolí ruční přidání uživatelů do první úrovně. Pro správné použití musí pro každý případ být dohledána větev.
Povolit vrácení- Umožní použít funkci vrácení na nižší úroveň pro vybranou šablonu.
Neumožnit podmínečné schválení - Vypne možnost podmínečně schváleno při zpracování úkolu.
Povolit editaci detailu po schválení - Po schválení WF je možné editovat detaily záznamu, nad kterým bylo schváleno WF.
Povolit změny v dokumentech po schválení Po schválení WF je možné editovat přílohy záznamu, nad kterým bylo schváleno WF.
Potlačit dialogové okno při startu WF - Nastavení potlačí dialogového okna při startu WF. WF se rovnou vygeneruje.
Vyžadovat vyjádření - Aktivuje povinnost vyplnit vyjádření u všech stavů workflow.
Autor se nesmí účastnit WF - Při této volbě nebude do generovaných úkolu zahrnován autor WF.
Omezit práva autora - Autor není zapojen do zpracování workflow.

Není možné mít zapnuté volby Povolit ruční přidání uživatelů a Potlačit dialogové okno při startu WF zároveň.