Funkce zastupování ve schvalovacím systému slouží k zajištění plynulého schvalování dokumentů v případě nepřítomnosti uživatele, například během dovolené nebo nemoci. Uživatel má možnost pověřit jinou osobu, aby za něj prováděla schvalování vybraných typů dokumentů. Zastupování je dostupné v levém bočním panelu aplikace, kde se nachází pod seznamem workflow. Po otevření této sekce se zobrazí stránka se třemi záložkami.

• Záložka „Zastupování“ obsahuje přehled uživatelů, kteří zastupují aktuálně přihlášeného uživatele, a zároveň zde umožňuje správu těchto zastoupení. Součástí této záložky je také tlačítko „Nový“, které slouží k vytvoření nového zastupování.

• V záložce „Koho zastupuji“ je naopak seznam uživatelů, za které aktuální uživatel vykonává schvalovací činnosti.

• Třetí záložka „Zastupování admin“ slouží jako administrátorský přehled všech nastavených zastupování v systému a je určena především pro správu a kontrolu ale je možné nastavit i kdo koho zastupuje přes tlačítko „Nový“.

Při nastavování zastupování uživatel definuje konkrétního zástupce a současně určuje rozsah platnosti zastupování. Platnost se nastavuje pomocí data a času začátku a konce. Pokud tyto hodnoty nejsou vyplněny, je zastupování považováno za neomezené a zůstává aktivní bez časového omezení. Kromě časového rozsahu lze zastupování omezit také na konkrétní schvalovací šablonu, což umožňuje přesně určit, pro jaký typ workflow se má zastupování použít. Typickým příkladem je situace, kdy je pro schvalování přijatých faktur nastaven jeden zástupce, zatímco pro jiné procesy, jako jsou objednávky nebo žádanky, může být zvolen jiný zástupce.

Při využívání funkce zastupování je doporučeno věnovat pozornost správnému nastavení všech parametrů. Uživatel by měl vždy zkontrolovat, že vybral správného zástupce, nastavil odpovídající schvalovací šablonu a případně také správné časové období, po které má zastupování platit. Absence časového omezení znamená trvalou aktivaci zastupování, což může mít dopad na průběh schvalovacích procesů, pokud není záměrem.