Schvalování dokumentů

Proces Schvalování smluvních dokumentů slouží k řízení, evidenci a kontrole schvalovacího procesu smluv a souvisejících dokumentů. Schvalování probíhá prostřednictvím modulu Workflow, který umožňuje definovat schvalovací postupy pomocí schvalovacích šablon, skupin uživatelů a jednotlivých schvalovacích úrovní. Průběh schvalování se nesestavuje při každém spuštění znovu – kolik je úrovní, kdo v nich schvaluje a jak se rozhodnutí vyhodnocuje, je předem popsáno ve Schvalovací šabloně přiřazené ke konkrétní evidenci. Uživatel pouze označí záznam, doplní zadání pro schvalovatele a schvalování spustí.

Před zahájením schvalování je nejprve nutné vytvořit a nakonfigurovat schvalovací proces. Součástí konfigurace je definování skupin uživatelů, které budou v jednotlivých úrovních procesu vystupovat jako schvalovatelé. Následně je potřeba vytvořit schvalovací šablony, které určují strukturu schvalovacího procesu prostřednictvím úrovní a větví, definujících pořadí, podmínky a logiku jednotlivých schvalovacích kroků.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

Vysvětlení pojmů

Pojem	Význam
Šablona workflow	Předpis schvalovacího postupu pro danou evidenci – určuje úrovně, větve, schvalovatele a způsob vyhodnocení.
Úroveň	Krok schvalování. Úrovně se vyhodnocují postupně za sebou – další úroveň se rozběhne až po ukončení předchozí.
Větev	Skupina schvalovatelů v rámci jedné úrovně. Jedna úroveň může obsahovat více větví, které se řeší současně.
Způsob vyhodnocení	Pravidlo, kdy je větev vyřízena. Například První rozhoduje znamená, že rozhoduje ten schvalovatel z větve, který se vyjádří jako první; ostatním úkol zaniká.
Zadání	Text, kterým autor workflow schvalovatele žádá o rozhodnutí.
Vyjádření	Komentář schvalovatele k jeho rozhodnutí. Zobrazuje se v průběhu workflow ve sloupci Komentář.

Spuštění workflow

Workflow se spouští z tlačítkové lišty evidence tlačítkem . Před jeho stiskem je nutné v mřížce označit záznam, který má být schválen.

Tlačítko Spustit Workflow umožňuje zařadit záznam do schvalovacího procesu pouze v případě, že je pro danou evidenci nastavena schvalovací šablona. Pokud schvalovací šablona nastavena není, nelze nad záznamem Workflow spustit.

Po stisku tlačítka se otevře okno Spustit workflow. Okno obsahuje údaje o schvalování a náhled toho, jak bude schvalování probíhat.

Pole	Popis
Název workflow	Název šablony workflow, podle které bude schvalování probíhat. Údaj je pouze informativní a nelze jej měnit.
Zadání	Text určený schvalovatelům – co se schvaluje a o co je uživatel žádán. Zadání se zobrazí každému schvalovateli u jeho úkolu.
Datum založení	Datum a čas spuštění workflow. Předplňuje se aktuálním datem a časem.
Plánovaný konec	Termín, do kterého má být schvalování dokončeno. Předplňuje se podle nastavení šablony a lze jej upravit.
Ruční výběr uživatelů pro první úroveň	Umožňuje určit konkrétní schvalovatele první úrovně. Pole se vyplňuje pouze u šablon, které ruční výběr připouštějí. Určuje-li schvalovatele sama šablona, zůstává pole prázdné.
Náhled průběhu workflow	Přehled schvalovacího postupu ještě před jeho spuštěním – jednotlivé úrovně, větve, způsob jejich vyhodnocení a přiřazení schvalovatelé. Náhled je pouze pro kontrolu a nelze v něm nic měnit.

Schvalování se spustí tlačítkem Spustit. Tlačítkem Zrušit se okno zavře, aniž by workflow vzniklo.

Doporučuje se před spuštěním zkontrolovat v Náhledu průběhu workflow, zda jsou uvedeni očekávaní schvalovatelé. Po spuštění již průběh workflow nelze změnit – nesprávně nastavené workflow je nutné ukončit a spustit znovu.

V okně Spustit workflow doplní zadání, případně upraví termín a schvalovatele první úrovně, a schvalování spustí tlačítkem Spustit.
Záznam se přepne do stavu Probíhá a schvalovatelům se vytvoří úkol ke zpracování.

Po vytvoření smlouvy nebo jiného smluvního dokumentu lze spustit schvalovací proces. Systém automaticky přiřadí dokument ke zvolené schvalovací šabloně a předá jej schvalovatelům na první definované úrovni. Schvalovatelé mohou dokument schválit, vrátit k doplnění nebo zamítnout. V případě vrácení dokumentu je autor vyzván k provedení požadovaných úprav a následnému opětovnému předložení ke schválení.

Průběh workflow

Po spuštění se v mřížce evidence u záznamu zobrazí sloupce informující o schvalování:

Stav workflow – stav celého schvalování daného záznamu, například Probíhá.
Stav úkolu – stav konkrétního schvalovacího úkolu, například Vytvořeno.

Podrobnosti obsahuje detailová záložka Průběh workflow v dolní části okna. Zobrazuje hlavičku workflow a pod ní jednotlivé úrovně, větve a schvalovatele.

Údaj	Popis
Číslo workflow	Jednoznačné číslo, které RSV workflow přiřadí při spuštění.
Název Workflow	Název šablony, podle které schvalování probíhá.
Stav Workflow	Aktuální stav celého schvalování.
Plánovaný konec	Termín pro dokončení schvalování.
Vytvořeno	Datum a čas spuštění workflow.
Autor	Uživatel, který workflow spustil.
Zpracováno	Datum a čas ukončení workflow. Dokud schvalování probíhá, je pole prázdné.
Schvalovatel	Uživatel, který má daný krok schválit.
Zadání	Text zadaný autorem při spuštění workflow.
Stav	Stav jednotlivého schvalovacího úkolu.
Komentář	Vyjádření, které schvalovatel k rozhodnutí zapsal.
Zpracoval	Uživatel, který úkol vyřídil.

Stavy schvalování

Stav	Význam
Vytvořeno	Úkol byl vytvořen a čeká na rozhodnutí schvalovatele.
Probíhá	Schvalování záznamu je rozběhnuté a není dosud ukončeno.
Schváleno	Záznam byl schválen; schvalování je ukončeno.
Podmíněně schváleno	Záznam byl schválen s výhradou uvedenou ve vyjádření schvalovatele.
Zamítnuto	Záznam nebyl schválen; schvalování je ukončeno.

Schválení nebo zamítnutí záznamu

Schvalovatel záznam otevře, napíše vyjádření a rozhodne – Schválit, Podmíněně schválit, nebo Zamítnout.
Po vyhodnocení poslední úrovně je workflow ukončeno a záznam získá výsledný stav.

Pokud je dokument schválen všemi schvalovateli v aktuální úrovni, systém jej automaticky posune do následující úrovně nebo větve schvalování. Tento proces pokračuje až do splnění všech schvalovacích podmínek definovaných ve schvalovací šabloně.

Po úspěšném dokončení všech schvalovacích kroků je dokument označen jako Schválený a může být použit pro další zpracování, například k podpisu nebo zaevidování do systému. Veškeré kroky schvalovacího procesu včetně historie rozhodnutí, dat schválení a případných komentářů jsou uchovávány v auditní stopě dokumentu.

Schvalovatel pozná záznam čekající na jeho rozhodnutí podle sloupců Stav workflow a Stav úkolu v mřížce evidence. Záznam otevře k editaci obvyklým způsobem – v okně Editace záznamu se pak ve spodní části zobrazí schvalovací panel.

Schvalovací panel obsahuje informace o schvalovaném kroku:

Údaj	Popis
Vytvořil	Uživatel, který workflow spustil.
Vytvořeno	Datum a čas spuštění workflow.
Schvalovatel	Uživatel, kterému je úkol přiřazen.
Úroveň	Úroveň schvalování, ve které se workflow právě nachází.
Větev	Větev dané úrovně, do které schvalovatel patří.
Způsob vyhodnocení	Pravidlo, podle kterého se rozhodnutí ve větvi vyhodnocuje, například První rozhoduje.
Zadání	Text od autora workflow – co se schvaluje. Schvalovatel jej nemůže měnit.
Vyjádření	Textové pole pro komentář schvalovatele k jeho rozhodnutí. Délka je omezena na 400 znaků.

Dostupné akce

Akce	Popis
Schválit	Záznam se schvaluje bez výhrad. Workflow pokračuje na další úroveň, případně se ukončí.
Podmíněně schválit	Záznam se schvaluje s výhradou. Výhradu je vhodné popsat v poli Vyjádření.
Zamítnout	Záznam se neschvaluje. Důvod zamítnutí je vhodné uvést v poli Vyjádření.
Uložit	Uloží změny provedené v záznamu bez rozhodnutí o schválení. Úkol zůstává k vyřízení.
Zavřít	Zavře okno bez rozhodnutí. Úkol zůstává k vyřízení.
Dodatečné akce	Nabídka doplňkových akcí nad schvalovaným záznamem. Obsah nabídky se liší podle evidence a nastavení šablony workflow.

Rozhodnutí Schválit, Podmíněně schválit a Zamítnout nelze vzít zpět. Zamítnutý záznam je nutné schvalovat novým workflow.