Proces Schvalování smluvních dokumentů slouží k řízení, evidenci a kontrole schvalovacího procesu smluv a souvisejících dokumentů. Schvalování probíhá prostřednictvím modulu Workflow, který umožňuje definovat schvalovací postupy pomocí schvalovacích šablon, skupin uživatelů a jednotlivých schvalovacích úrovní.

Před zahájením schvalování je nutné vytvořit a nakonfigurovat schvalovací proces:

• Definovat skupiny uživatelů, které budou v procesu vystupovat jako schvalovatelé, revizoři nebo administrátoři. Více informací naleznete v kapitole Skupiny uživatelů.
• Vytvořit schvalovací šablonu, která určuje strukturu schvalovacího procesu a její použití pro konkrétní typ dokumentu. Podrobnosti naleznete v kapitole Schvalovací šablony.
• Nastavit jednotlivé úrovně a větve schvalování, které určují pořadí, podmínky a logiku schvalovacích kroků. Více informací naleznete v kapitole Úrovně a větve schvalování.

Po vytvoření smlouvy nebo jiného smluvního dokumentu lze spustit schvalovací proces. Systém automaticky přiřadí dokument ke zvolené schvalovací šabloně a předá jej schvalovatelům na první definované úrovni. Schvalovatelé mohou dokument schválit, vrátit k doplnění nebo zamítnout. V případě vrácení dokumentu je autor vyzván k provedení požadovaných úprav a následnému opětovnému předložení ke schválení.

Pokud je dokument schválen všemi schvalovateli v aktuální úrovni, systém jej automaticky posune do následující úrovně nebo větve schvalování. Tento proces pokračuje až do splnění všech schvalovacích podmínek definovaných ve schvalovací šabloně.

Po úspěšném dokončení všech schvalovacích kroků je dokument označen jako Schválený a může být použit pro další zpracování, například k podpisu nebo zaevidování do systému. Veškeré kroky schvalovacího procesu včetně historie rozhodnutí, dat schválení a případných komentářů jsou uchovávány v auditní stopě dokumentu.