Každý projekt prochází různými stavy. Stavy jsou seskupeny do fází. Příkladem fáze je Nabídka. Ta může obsahovat např. stavy Příprava nabídky, Odevzdaná nabídka atd.

Fáze a stavy jsou konfigurovatelné v číselníku Fáze a stavy.

Následnosti jednotlivých stavů jsou také definovatelné a to v číselníku Kroky fází a stavů.

V tomto číselníku je uveden vždy aktuální stav a stav následný. Pokud stav má vyplněn pouze následný stav, jedná se o stav, do kterého lze vkládata nové projekty. Pokud je u takovéhoto záznamu vyplněno i pole Typ zakázky, pak se při zakládání nového projektu nastaví příznak daného typu zakázky.

Změny stavů lze chránit kompetenčními okruhy. Jsou pro to vyhrazeny okruhy s názvem „Změna stavu XX“. Takovýchto obecných okruhů je k dispozici 20 a předpokládáme, že by to mělo postačovat pro pokrytí kompetencí ke změnám stavů u běžných zákazníků.