Proces Výběrové řízení, v aplikaci označovaný jako soutěž, slouží k výběru dodavatele formou tendru. Předmětem soutěže může být dodávka nebo subdodávka v libovolném rozsahu podle zadání konkrétní soutěže. Cílem je vybrat dodavatele na základě porovnatelných nabídek a doložitelného hodnocení, a to ještě před uzavřením dodavatelského vztahu. Soutěž prochází těmito kroky: vypsání soutěže, příprava zadání, příprava dokumentů, výběr uchazečů k oslovení, distribuce zadání, sběr a zpracování nabídek, cenová analýza a uzavření soutěže s určením vítěze. Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

• Proces je dostupný v panelu procesů ve skupině Výběrová řízení.
• Panel obsahuje procesy, kterými soutěž postupně prochází.

Ve všech procesech soutěže je v horní části okna zobrazeno záhlaví s identifikací soutěže, se kterou se právě pracuje.

Pole	Popis
Kód soutěže	Jednoznačný kód soutěže v rámci zakázky. Tlačítkem u kódu se přejde zpět do přehledu všech soutěží.
Kolo soutěže	Číslo kola, ve kterém se soutěž nachází. Soutěž lze opakovat ve více kolech, opakování probíhá od rozeslání poptávky. Tlačítkem u kola se otevře seznam kol soutěže a vybere se kolo, se kterým se má pracovat.
Stav soutěže	Stav, ve kterém se soutěž nachází, například Připravované, Generované dokumenty, Poptávané, Vyhodnocované nebo Přeneseno.
Popis soutěže	Slovní označení předmětu soutěže.

• Soutěže jsou navázány na jednotlivé projekty. Středisko zhotovitele může vypsat soutěž pouze tehdy, pokud na dané zakázce samo vystupuje v některém projektu jako provádějící. Tento dodavatelsko-odběratelský vztah (dále jen DO vztah) může být Potenciální nebo Nezasmluvněný, musí však existovat.
• Soutěž nese vlastní atributy, například Datum vypsání, Datum a hodinu uzavření soutěže nebo Zodpovědnou osobu.

Každé nově vypsané soutěži je nutné přiřadit obory činnosti, pro které je vypisována. Zadávají se na záložce Činnosti dodavatele do sloupce Obor činnosti, uvést lze jednu nebo více činností. Pokud soutěž nemá zadaný žádný obor činnosti, nelze do ní později vybrat žádného uchazeče. Tentýž obor činnosti musí být přiřazen i u firmy, a to v jejím záznamu externí nebo interní organizace. Firmy bez odpovídajícího oboru činnosti se při výběru uchazečů nenabízejí. Na záložce Kola jsou evidována jednotlivá kola soutěže.

Zadáním soutěže je položkový seznam jejího předmětu, tedy výkaz výměr (dále jen VV). Položky lze zakládat ručně, ve většině případů se však přebírají z rozpočtu stavby – viz Rozpočet. Struktura zadání je hierarchická a úroveň každého řádku určuje sloupec Typ věty: O je objekt, D díl a K položka. Ceny na objektech a dílech jsou součtem podřízených položek.

Hromadné vložení položek nabízí tlačítko Import položek:

V tomto procesu se připraví soubory, které tvoří podklady soutěže. V dalším kroku se hromadně nebo jednotlivě rozesílají osloveným firmám.

• Z disku – vloží se soubor uložený mimo systém.
• Ze vzorů – vloží se dokument z předem připravených vzorů.

• Zadávací list soutěže.
• Návrh objednávkového dokumentu, tedy dodavatelské smlouvy.
• Všeobecné obchodní podmínky (VOP).
• Projektová dokumentace a další přílohy.

U rozsáhlých dat nad 4 MB, typicky u projektové dokumentace, se vkládání do systému nedoporučuje. Vhodnější je distribuovat je samostatně.

Vedle vkládání souborů je k dispozici tlačítko E-mailové zprávy. Zpřístupňuje předlohy e-mailů, kterými jsou oslovené firmy informovány o průběhu a výsledku soutěže. Předloha je v seznamu označena ve sloupci Typ hodnotou Vzor a obsahuje zástupné značky, které se při odeslání nahradí údaji konkrétní firmy a soutěže.

• Na základě oborů činnosti zadaných v soutěži systém nabídne seznam organizačních jednotek (dále jen OrgJ) dodavatelů, u kterých je v databázi dodavatelů evidován alespoň jeden z těchto oborů činnosti.
• Nabízené dodavatele lze třídit a seskupovat, například podle kraje. Jako podklad pro výběr se zobrazují i další atributy evidované u oboru činnosti OrgJ.
• Množinu nabízených dodavatelů lze rozšířit na úplný seznam bez ohledu na obor činnosti.
• Pokud je vybrán uchazeč, který nemá v databázi dodavatelů evidován žádný z oborů činnosti soutěže, systém se k němu chová, jako by byl pro daný obor činnosti Neschválený.

Tlačítkem Nastavit kontakty se k uchazeči přiřadí kontaktní osoba a její e-mailová adresa. Uchazeči bez kontaktu není kam odeslat podklady soutěže ani oznámení o jejím průběhu.

U každého uchazeče jsou v seznamu k dispozici tyto volby:

Volbou Nastavit poptávku se pro vybraného uchazeče určí, co se mu v poptávce zobrazí a co v ní může měnit. Parametry se nastavují samostatně u každého uchazeče.

Volbou Zveřejnit soutěž se soutěž zpřístupní uchazeči, nad kterým je operace provedena. Vybranému uchazeči se přitom:

• vygenerují chybějící pozvánky do soutěže,
• odešlou pozvánky do soutěže,
• zpřístupní dokumenty,
• vygeneruje soupis prací.

V tomto procesu se z podkladů připravených v procesu Příprava dokumentů generují dokumenty pro konkrétní uchazeče a uchazečům se odesílají oznámení.

Tlačítkem Generovat se otevře okno Export zadání. V jeho levé části se označí uchazeči, pro které se má generovat, v pravé části se pak u vybraného uchazeče označí dokumenty, které mu mají být vygenerovány. U každého uchazeče je uveden jeho Stav; hodnota Bez stavu znamená, že uchazeč dosud v soutěži žádný stav nemá. Parametr Zároveň vygenerovat i emaily s pozvánkou doplní ke generovaným dokumentům i e-maily s pozvánkou do soutěže.

Volby pro odeslání jsou dostupné až ve chvíli, kdy je oznámení vloženo.

Tlačítkem Zveřejnit soutěž se soutěž zveřejní pro všechny její uchazeče. Rozsah operace je stejný jako u volby Zveřejnit soutěž u jednotlivého uchazeče v procesu Seznam uchazečů. Po zveřejnění soutěže se na kontakty uchazečů odešlou e-maily s odkazem na poptávku. Tímto odkazem se uchazeč dostane na webovou stránku, kde najde podklady soutěže, vyplní ceny u jednotlivých položek a vyplněnou nabídku odešle zpět do RSV.

Uchazeč pracuje s poptávkou ve webovém prostředí mimo RSV a mimo data RSV. Zpřístupněny jsou v něm pouze položky poptávané v dané soutěži a dokumenty určené danému uchazeči; k žádným dalším datům RSV uchazeč přístup nemá. Prostředí obsahuje čtyři procesy:

Uchazeč nejprve dá zadavateli na vědomí, zda bude nabídku podávat: volbou Přihlásit se do soutěže, nebo Odmítnout účast v soutěži. Funkce pro odevzdání nabídky se zpřístupní až po přihlášení do soutěže. Stav, ve kterém se nabídka uchazeče nachází, je uveden v záhlaví v poli Stav nabídky, například Čeká na přihlášení. Ceny vyplňuje uchazeč v procesu Cenová část nabídky do sloupce Cena/MJ u jednotlivých položek, celková Cena se dopočítá z množství. Ceny lze vyplnit přímo v okně, nebo si výkaz vyexportovat do šablony, ocenit jej mimo systém a nabídku naimportovat zpět. Vícepráce může uchazeč doplnit pouze tehdy, pokud je zadavatel povolil, a nejvýše v povoleném počtu na díl. Vyplněnou nabídku uchazeč odešle v procesu Odevzdání nabídky tlačítkem Odevzdat nabídku; odevzdaná je až po vyplnění údajů o osobě, která ji podává. Před odevzdáním lze k nabídce přiložit dodatečné soubory, zadavateli se zobrazí až po odevzdání nabídky. Po odevzdání se na zadanou e-mailovou adresu odešle potvrzení o odevzdání nabídky a položkový výkaz odevzdané nabídky. Nabídka se tímto krokem dostává do RSV k firmě, která soutěž vypsala, a soutěž přechází do stavu Vyhodnocované.

V tomto procesu se porovnávají nabídky uchazečů a sestavuje se výsledná cena jednotlivých položek zadání.

Mřížka analýzy je členěna do skupin sloupců:

Je-li uchazečů více, jsou jejich ceny barevně odlišeny: zeleně výhodnější, červeně méně výhodné.

Cenu uchazeče lze u položky převzít do skupiny sloupců Výsledek tlačítkem u této ceny; ve výsledku ji lze následně upravit. Sloupce Výsledek tvoří zadavatelský rozpočet, který lze použít jako protinávrh pro smluvní jednání.

Hromadné naplnění výsledku vychází z jedné ze tří možností: Nabídka, Dodavatel nebo Vícepráce. U možnosti Nabídka se v poli Způsob výběru nabídky zvolí pravidlo, například Nejlevnější nabídka. Doplňující parametry určují, co se spolu s cenou přenese:

• S nabídkou přenést i dodavatele
• Přenést změněná množství
• Přenést poznámku dodavatele
• Přenést i vícepráce

Parametrem Použít index se přenášené ceny přepočítají zadaným indexem. Pole Změny provést v rozsahu určuje, na které položky se naplnění vztahuje, například na Všechny položky.

Určuje, kteří uchazeči a z kterých kol se v analýze zobrazí a v jakém uspořádání. Nabídky lze uspořádat podle Názvu uchazeče, Celkové ceny vzestupně nebo Celkové ceny sestupně. Parametrem Zobrazovat jen nenulové nabídky se skryjí nabídky bez vyplněných cen. U každého uchazeče je uveden jeho stav v soutěži, například Navržený na vítěze.

Nabídky uchazečů se vyhodnocují pomocí hodnotících kritérií, z nichž každé je hodnoceno přidělením bodů.

Z hlediska přidělení bodového hodnocení se kritéria dělí na:

• kvantitativní – vyhodnotí se automaticky na základě vstupní hodnoty a předdefinovaného algoritmu,
• kvalitativní – bodové hodnocení se zadává ručně na základě posouzení hodnotitele.

Dosažené bodové hodnocení se přepočítá podle vah jednotlivých kritérií. Výsledné celkové bodové hodnocení určí pořadí výhodnosti nabídek uchazečů.

• Vítězem soutěže nemusí být uchazeč s nejvyšším hodnocením. Soutěž může mít také více vítězů.
• Systém umožňuje režim Schvalování vítěze soutěže, kdy organizátor soutěže vítěze pouze navrhne a oprávněná osoba jej schvaluje. Schválením vítěze je soutěž uzavřena.

Oblast pokrytá systémem je ve schématu vyznačena šedým obdélníkem. Procesy, které jsou předmětem nákupu poddodávek, jsou zobrazeny červenými ovály, navazující procesy fialovými. Modré šipky a texty popisují datové toky mezi jednotlivými procesy.

Od investora může, ale nemusí být zadán rozpočet; podstatné jsou výkazy výměr, tedy slepý rozpočet. Stavbyvedoucí nebo přípravář vyššího dodavatele vyhodnotí, které práce bude firma vykonávat sama a které zajistí podzhotovitel. Dále postup pokračuje takto:

1. K dané stavbě a danému DO vztahu se vypíše soutěž na potřebné poddodávky.
2. Zadání soutěže se vytvoří na základě rozpočtu investora, vlastního rozpočtu nebo maximální ceny dané poddodávky a naimportuje se do systému.
3. Provede se výběr podzhotovitelů podle oboru činnosti poddodávky.
4. Všem vybraným uchazečům se odešle poptávka se zadáním soutěže a slepým rozpočtem.
5. Uchazeči, kteří se rozhodnou soutěže zúčastnit, zašlou vyplněné dokumenty včetně nabídkového rozpočtu.
6. Rozpočty uchazečů se načtou do systému.
7. Nabídky jednotlivých uchazečů se hodnotí podle ceny a podle kritérií zadaných pro danou soutěž.
8. Soutěž lze opakovat v několika kolech, a to od rozeslání poptávky.
9. Stanoví se vítěz nebo vítězové soutěže.
10. Rozešlou se oznámení o výsledcích, vyvolá se smluvní jednání s vítězi a vyexportuje se nabídkový rozpočet poddodávky i celé stavby pro ocenění dodavatelskou cenou.
11. Po ukončení poddodávky se provede bodové zhodnocení práce provedené podzhotovitelem.

• Předcházející procesy, nutné pro správnou funkci: existující DO vztah na zakázce a výkaz výměr soutěže.
• Navazující procesy: vítěz soutěže vstupuje do nového DO vztahu na zakázce. Uzavřením každé soutěže vzniká nový DO vztah, při vyhlášení více vítězů vzniká nový vztah pro každého z nich. Na tento vztah se navazují další informace, například SubSOD.
• Zadavatelský rozpočet vzniklý v cenové analýze vstupuje do rozpočtu vypisovatele soutěže, kde z něj lze odvodit odbytovou cenu.