Proces Výběrové řízení, v aplikaci označovaný jako soutěž, slouží k výběru dodavatele formou tendru. Předmětem soutěže může být dodávka nebo subdodávka v libovolném rozsahu podle zadání konkrétní soutěže. Cílem je vybrat dodavatele na základě porovnatelných nabídek a doložitelného hodnocení, a to ještě před uzavřením dodavatelského vztahu. Soutěž prochází těmito kroky: vypsání soutěže, příprava zadání, příprava dokumentů, výběr uchazečů k oslovení, distribuce zadání, sběr a zpracování nabídek, cenová analýza a uzavření soutěže s určením vítěze. Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

• Proces je dostupný v panelu procesů ve skupině Výběrová řízení.
• Panel obsahuje procesy, kterými soutěž postupně prochází.

Ve všech procesech soutěže je v horní části okna zobrazeno záhlaví s identifikací soutěže, se kterou se právě pracuje.

Pole	Popis
Kód soutěže	Jednoznačný kód soutěže v rámci zakázky. Tlačítkem u kódu se přejde zpět do přehledu všech soutěží.
Kolo soutěže	Číslo kola, ve kterém se soutěž nachází. Soutěž lze opakovat ve více kolech, opakování probíhá od rozeslání poptávky. Tlačítkem u kola se otevře seznam kol soutěže a vybere se kolo, se kterým se má pracovat.
Stav soutěže	Stav, ve kterém se soutěž nachází, například Přeneseno.
Popis soutěže	Slovní označení předmětu soutěže.

• Soutěže jsou navázány na jednotlivé projekty. Středisko zhotovitele může vypsat soutěž pouze tehdy, pokud na dané zakázce samo vystupuje v některém projektu jako provádějící. Tento dodavatelsko-odběratelský vztah (dále jen DO vztah) může být Potenciální nebo Nezasmluvněný, musí však existovat.
• Soutěž nese vlastní atributy, například Datum vypsání, Datum a hodinu uzavření soutěže nebo Zodpovědnou osobu.

Každá soutěž nese informaci, pro které činnosti dodavatele je vypisována. Činnosti se zadávají na záložce Činnosti dodavatele do sloupce Obor činnosti. Uvést lze jednu nebo více činností, alespoň jedna je povinná. Obory činnosti se využívají při výběru uchazečů do soutěže. Na záložce Kola jsou evidována jednotlivá kola soutěže.

Zadáním soutěže je položkový seznam jejího předmětu, tedy výkaz výměr (dále jen VV). Položky lze zakládat ručně, ve většině případů se však přebírají z rozpočtu stavby – viz Rozpočet. Struktura zadání je hierarchická a úroveň každého řádku určuje sloupec Typ věty: O je objekt, D díl a K položka. Ceny na objektech a dílech jsou součtem podřízených položek.

Hromadné vložení položek nabízí tlačítko Import položek:

V tomto procesu se připraví soubory, které tvoří podklady soutěže. V dalším kroku se hromadně nebo jednotlivě rozesílají osloveným firmám.

• Z disku – vloží se soubor uložený mimo systém.
• Ze vzorů – vloží se dokument z předem připravených vzorů.

• Zadávací list soutěže.
• Návrh objednávkového dokumentu, tedy dodavatelské smlouvy.
• Všeobecné obchodní podmínky (VOP).
• Projektová dokumentace a další přílohy.

U rozsáhlých dat nad 4 MB, typicky u projektové dokumentace, se vkládání do systému nedoporučuje. Vhodnější je distribuovat je samostatně.

Vedle vkládání souborů je k dispozici tlačítko E-mailové zprávy. Zpřístupňuje předlohy e-mailů, kterými jsou oslovené firmy informovány o průběhu a výsledku soutěže. Předloha je v seznamu označena ve sloupci Typ hodnotou Vzor a obsahuje zástupné značky, které se při odeslání nahradí údaji konkrétní firmy a soutěže.

• Na základě oborů činnosti zadaných v soutěži systém nabídne seznam organizačních jednotek (dále jen OrgJ) dodavatelů, u kterých je v databázi dodavatelů evidován alespoň jeden z těchto oborů činnosti.
• Nabízené dodavatele lze třídit a seskupovat, například podle kraje. Jako podklad pro výběr se zobrazují i další atributy evidované u oboru činnosti OrgJ.
• Množinu nabízených dodavatelů lze rozšířit na úplný seznam bez ohledu na obor činnosti.
• Pokud je vybrán uchazeč, který nemá v databázi dodavatelů evidován žádný z oborů činnosti soutěže, systém se k němu chová, jako by byl pro daný obor činnosti Neschválený.

U každé OrgJ je v databázi dodavatelů uveden preferovaný způsob distribuce zadání. K dispozici jsou tyto způsoby:

Zpracování nabídky probíhá na straně uchazeče. Uchazeč se seznámí se zadáním, oznámí, zda má o účast zájem, zpracuje cenovou část nabídky, vyplní formalizovanou část, přiloží požadované dokumenty a nabídku odevzdá.

Pokud je VV zadavatele součástí zadání, oceňuje jej uchazeč jedním z těchto způsobů:

1. Načte VV do programu Cenkros, provede ocenění a exportuje výsledek do formátu VV zadavatele.
2. Ručně vyplní jednotkové ceny do VV zadavatele ve formátu XLS. Do části určené pro vícepráce může doplnit další položky.
3. Načte VV zadavatele ze souboru ve formátu ORF do vlastního kalkulačního software, provede ocenění a jednotkové ceny ručně doplní do VV zadavatele ve formátu XLS. Do části určené pro vícepráce může doplnit další položky.
4. Načte VV zadavatele ze souboru ve formátu ORF do vlastního kalkulačního software, provede ocenění a oceněný VV exportuje zpět do formátu ORF. Tento způsob je přípustný pouze tehdy, pokud použitý kalkulační software dokáže vytvořit korektní výstupní soubor ve formátu ORF.

Ve formátu ORF nejsou vícepráce nijak identifikovány. Za vícepráce jsou proto považovány všechny položky, které neodpovídají původnímu VV zadavatele. Pokud soubor ORF není vytvořen korektně, jsou za vícepráce označeny i některé položky VV zadavatele a původní položky zůstanou neoceněny.

Pokud VV zadavatele není součástí zadání nebo je prázdný, platí tytéž způsoby, systém se však ke všem položkám chová jako k vícepracím.

Formalizovaná část obsahuje tabulku s údaji ke kritériím, která se vyhodnocují automaticky, například Doba záruky v měsících. Obsah tabulky závisí na definici hodnotících kritérií dané soutěže.

Uchazeč přiloží požadované dokumenty, pokud bylo v zadání uvedeno, že mohou nebo mají být dodány v elektronické formě. Dokumenty, které musí být v tištěné formě, zasílá uchazeč samostatně poštou.

• Pro vyhodnocení cenové části nabídek slouží nástroje cenové analýzy. Jde o zobrazení jednotkových nebo celkových cen položek, odchylek od průměrné ceny v absolutní hodnotě i v procentech a porovnání s hodnotami nejnižší nabídky.
• Všechny přehledy jsou k dispozici v tabulkové i grafické formě.
• V rámci cenové analýzy lze sestavit zadavatelský rozpočet, například výběrem minimálních jednotkových cen z nabídek jednotlivých uchazečů. Zadavatelský rozpočet lze použít jako protinávrh pro smluvní jednání.

Nabídky uchazečů se vyhodnocují pomocí hodnotících kritérií, z nichž každé je hodnoceno přidělením bodů.

Z hlediska přidělení bodového hodnocení se kritéria dělí na:

• kvantitativní – vyhodnotí se automaticky na základě vstupní hodnoty a předdefinovaného algoritmu,
• kvalitativní – bodové hodnocení se zadává ručně na základě posouzení hodnotitele.

Dosažené bodové hodnocení se přepočítá podle vah jednotlivých kritérií. Výsledné celkové bodové hodnocení určí pořadí výhodnosti nabídek uchazečů.

• Vítězem soutěže nemusí být uchazeč s nejvyšším hodnocením. Soutěž může mít také více vítězů.
• Systém umožňuje režim Schvalování vítěze soutěže, kdy organizátor soutěže vítěze pouze navrhne a oprávněná osoba jej schvaluje. Schválením vítěze je soutěž uzavřena.

Oblast pokrytá systémem je ve schématu vyznačena šedým obdélníkem. Procesy, které jsou předmětem nákupu poddodávek, jsou zobrazeny červenými ovály, navazující procesy fialovými. Modré šipky a texty popisují datové toky mezi jednotlivými procesy.

Od investora může, ale nemusí být zadán rozpočet; podstatné jsou výkazy výměr, tedy slepý rozpočet. Stavbyvedoucí nebo přípravář vyššího dodavatele vyhodnotí, které práce bude firma vykonávat sama a které zajistí podzhotovitel. Dále postup pokračuje takto:

1. K dané stavbě a danému DO vztahu se vypíše soutěž na potřebné poddodávky.
2. Zadání soutěže se vytvoří na základě rozpočtu investora, vlastního rozpočtu nebo maximální ceny dané poddodávky a naimportuje se do systému.
3. Provede se výběr podzhotovitelů podle oboru činnosti poddodávky.
4. Všem vybraným uchazečům se odešle poptávka se zadáním soutěže a slepým rozpočtem.
5. Uchazeči, kteří se rozhodnou soutěže zúčastnit, zašlou vyplněné dokumenty včetně nabídkového rozpočtu.
6. Rozpočty uchazečů se načtou do systému.
7. Nabídky jednotlivých uchazečů se hodnotí podle ceny a podle kritérií zadaných pro danou soutěž.
8. Soutěž lze opakovat v několika kolech, a to od rozeslání poptávky.
9. Stanoví se vítěz nebo vítězové soutěže.
10. Rozešlou se oznámení o výsledcích, vyvolá se smluvní jednání s vítězi a vyexportuje se nabídkový rozpočet poddodávky i celé stavby pro ocenění dodavatelskou cenou.
11. Po ukončení poddodávky se provede bodové zhodnocení práce provedené podzhotovitelem.

• Předcházející procesy, nutné pro správnou funkci: existující DO vztah na zakázce a výkaz výměr soutěže.
• Navazující procesy: vítěz soutěže vstupuje do nového DO vztahu na zakázce. Uzavřením každé soutěže vzniká nový DO vztah, při vyhlášení více vítězů vzniká nový vztah pro každého z nich. Na tento vztah se navazují další informace, například SubSOD.
• Zadavatelský rozpočet vzniklý v cenové analýze vstupuje do rozpočtu vypisovatele soutěže, kde z něj lze odvodit odbytovou cenu.