Proces Smlouvy s podzhotoviteli slouží k evidenci a správě smluv uzavíraných s podzhotoviteli a související smluvní dokumentace. Již v průběhu výběrového řízení je možné evidovat dokumenty a smluvní podklady související se vznikem smluvního vztahu, například cenové nabídky, poptávky, návrhy smluv nebo rámcové smlouvy. Po dokončení výběrového řízení jsou s vybraným podzhotovitelem zahájena smluvní jednání, jejichž výsledkem je uzavření smlouvy o dílo. Po podpisu jsou smlouva i související údaje zaevidovány do systému. Evidovat lze například smluvní ceny, termíny plnění, záruční podmínky nebo další smluvně sjednané závazky. Ke každému smluvnímu vztahu s podzhotovitelem je možné evidovat jednu nebo více smluv, včetně jejich dodatků, a další smluvní dokumenty.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. Pro tento proces je pro každý nový záznam nutno zvolit typ smluvního dokumentu pomocí výběru z roletky. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní. Schvalování smluv probíhá prostřednictvím modulu Workflow. Podrobnější informace o schvalování dokumentů lze nalézt v kapitole Schvalování dokumentů.

Detailový proces Položky podzhotovitelských smluv umožňuje sledovat stav zasmluvnění na nejnižší úrovni, tedy na úrovni jednotlivých položek rozpočtu a kalkulace, a zároveň jej vyhodnocovat v rámci Controllingových přehledů. Po přiřazení podzhotovitelské smlouvy se v záznamu položky automaticky doplní také příslušný podzhotovitel. Do podzhotovitelských smluv lze vkládat položky několika způsoby - ručně, z rozpočtu daného projektu nebo z výběrového řízení přiřazeného ke smluvnímu dokumentu (dostupné možnosti závisí na konfiguraci).

Pomocí funkce Ruční vkládání je možné vkládat jednotlivé položky prostřednictvím vstupních formulářů.

Po stisknutí tlačítka Z rozpočtu se otevře zjednodušené okno struktury rozpočtu a následně lze jednotlivě nebo hromadně přidávat položky. Ve výběru si lze položky třídit podle kritérií.

Po zaškrtnutí položek náš výběr potvrzujeme tlačítkem Přidat všechny vybrané položky do smlouvy .

Prostřednictvím funkce Vložení z výběrového řízení lze načíst položky z evidence Položky VŘ. Aby byla tato možnost dostupná, musí být na hlavičce smlouvy vybráno příslušné výběrové řízení. v záložce formuláře Výběrová řízení

Při vkládání položek také mohou být nastavena některá omezení:

• Možnost zákazu ručního vkládání položek – vložit lze jen položky z rozpočtu nebo z výběrového řízení.
• Množství lze zadat pouze do výše zbývajícího skutečného množství u položky. Při zadání menšího množství dojde k roztržení položky na zasmluvněnou část a na zbylou část se založí nová položka.
• Nelze vybrat již zasmluvněnou položku.
• Lze vynutit zadání alespoň jedné položky – bez položky jinak nelze zakládání smlouvy dokončit.

Průvodce vložením podzhotovitelské smlouvy může být nakonfigurován tak, aby zobrazoval krok Rozdělení ceny do zúčtovacích objektů. V tomto kroku je nutné rozdělit celou cenu smlouvy do zúčtovacích objektů (nákladových typů) stavby; bez rozdělení celé smluvní ceny nelze krok opustit. Pokud je smlouva napojena na výběrové řízení, převezme se rozdělení z výběrového řízení a krok se v průvodci automaticky přeskočí. Rozdělování do zúčtovacích objektů se zapíná konfigurační hodnotou ZOBJEKTY.

U vybraných druhů smluv lze samostatně evidovat zádržné, a to prostřednictvím detailu Zádržné objednatelských smluv. Informace o zádržném jsou následně přenášeny i do ekonomického systému. Více o práci s detailovými procesy se dozvíte v kapitole Práce s detaily.

Evidují se tyto typy dlouhodobého i krátkodobého zádržného:

• po odevzdání díla dodavatelem,
• po odevzdání díla investorovi,
• kolaudační.

U vybraných typů smluv je možné samostatně evidovat více druhů záruk (např. technologickou záruku, záruku na zařízení nebo záruku na stavební část) prostřednictvím detailu Záruky objednatelských smluv. Do informací o zakázce se následně automaticky přenáší nejzazší datum platnosti záruky. Podrobnosti o práci s detailovými procesy jsou uvedeny v kapitole Práce s detaily.

• Proces Smlouvy s podzhotoviteli je dostupný v panelu procesů Zakázka → Příprava → Smlouvy s podzhotoviteli.
• Po spuštění procesu se otevře okno obsahující záložky:
  • Smlouvy s podzhotoviteli – mřížka zobrazuje všechny smluvní dokumenty evidované na daném projektu. Součástí jsou i detaily pro přiřazení položek rozpočtu, zúčtovací objekty, zádržné, záruky, přílohy, případně i průběh schvalování.

• K procesu je přiřazen přehled smluv s podzhotoviteli napříč stavbami v menu Přehledy → Smlouvy → Podzhotovitelské smlouvy.
• Po spuštění procesu se otevře okno obsahující záložku:
  • Podzhotovitelské smlouvy – Přehled evidovaných smluvních dokumentů napříč stavbami. Součástí jsou i všechny detailové záložky popsané výše.

Při zakládání nové smlouvy lze vytvořit vazbu na konkrétní výběrové řízení, případně zadat důvod založení smlouvy bez této vazby. Z výběrového řízení se do smlouvy přenese cena a seznam přiřazených položek.

• Navázat lze pouze výběrová řízení ve stavu Uzavřené se schváleným vítězem; v seznamu se jiná výběrová řízení nezobrazují.
• Jedno výběrové řízení lze navázat jen na jednu smlouvu s daným podzhotovitelem.
• Pokud je zapnuto rozdělování podzhotovitelských smluv do zúčtovacích objektů, přebírá se tato informace z navázaného výběrového řízení a krok „Rozdělení ceny do zúčtovacích objektů“ se v průvodci automaticky přeskočí.

Co se z výběrového řízení přenese a co se zapíše k položkám rozpočtu, závisí na tom, zda jsou zapnuty řádkové smlouvy a zasmluvňování položek:

Při zapnutém zasmluvňování položek platí navíc:

• Rozsah zápisu u řádkových smluv – pokud existují řádky vzniklé importem z VŘ nebo z rozpočtu, přenese se informace jen k položkám z těchto řádků. Pokud takové řádky neexistují, přenese se ke všem položkám, u kterých se dohledá daný podzhotovitel a dané výběrové řízení.
• Je-li položka částečně čerpaná, přenese se vazba jen na nečerpanou část – dojde k roztržení položky.
• Při přiřazení již dříve přiřazených položek do jiné smlouvy se k položkám přenese smlouva i nový podzhotovitel.
• Smlouvu nelze smazat, dokud je přiřazena k položkám.
• Řádky nelze ze smlouvy odebrat, dokud je k daným položkám zapsána smlouva.

V RSV lze zakládat dva typy rámcových smluv:

• Rámcové smlouvy na organizaci – vkládají se v číselníku organizací nebo v číselníku interních středisek.
• Rámcové smlouvy na stavbu – vkládají se v procesu Smlouvy s podzhotoviteli na dané stavbě.

V číselníku Interní střediska a v číselníku Organizace je v tlačítkové liště tlačítko Rámcové smlouvy, které otevře evidenci rámcových smluv vedených k vybranému středisku nebo organizaci.

• Rámcovou smlouvu lze vložit pro celou organizaci (u interních středisek pro divizi nebo závod) nebo jen pro vybrané středisko.
• U interních středisek je rozhodující aktuálně označená organizační jednotka, na které bylo tlačítko stisknuto. U externí organizace se typ organizační jednotky volí na formuláři rámcové smlouvy.
• Rámcové smlouvy na organizaci lze použít při vkládání objednávky k rámcové smlouvě na všech zakázkách, kde je daná organizace nebo interní středisko v roli dodavatele či podzhotovitele.

Při vkládání objednávky k rámcové smlouvě je nutné vybrat rámcovou smlouvu, ke které se objednávka váže.

• V poli Číslo rámcové smlouvy je seznam všech platných rámcových smluv založených na vybraného dodavatele. Zobrazují se smlouvy založené na zakázce i v číselnících organizací a interních středisek. Číselník je filtrován podle typu činnosti zadaného na objednávce.
• Limit objednávek – konfigurační hodnotou lze aktivovat kontrolu hodnoty objednávek proti ceně zadané na rámcové smlouvě. Systém hlídá sumu všech objednávek založených k dané rámcové smlouvě; objednávku, jejíž cena spolu se sumou dříve založených objednávek by cenu rámcové smlouvy přesáhla, nelze do systému zadat.
• Rámcovou smlouvu, na kterou je navázána objednávka, nelze smazat.