Proces Kalkulace slouží k evidenci a správě nákladové stránky zakázky. Na rozdíl od procesu Rozpočet, který eviduje výnosovou část a smluvní cenu vůči objednateli, kalkulace zachycuje předpokládané a skutečné náklady spojené s realizací zakázky. Jedná se zejména o náklady na materiál, mzdy, stroje, vlastní výrobu, podzhotovitele a další související nákladové položky. Kalkulace je jedním z klíčových procesů systému RSV a poskytuje podklady pro plánování nákladů, sledování hospodářského výsledku zakázky, rozpad nákladů, zasmluvňování položek a řízení podzhotovitelských vztahů. Data lze do systému importovat z externích kalkulačních programů nebo z aplikace MS Excel a následně je dále spravovat přímo v systému nástroji popsanými níže. Proces pracuje se stejnou strukturou položek jako rozpočet, avšak zobrazuje a vyhodnocuje nákladové údaje. Díky tomu je možné porovnávat plánované náklady s rozpočtovými výnosy a průběžně sledovat ekonomiku zakázky.

Okno procesu je uspořádáno obdobně jako okno rozpočtu. Obsahuje strukturu rozpočtu, panel rekapitulace nákladů, panel akcí a mřížku struktury rozpočtu. Podrobnější informace o vytváření, úpravách a práci s pohledy naleznete v kapitole Práce s pohledy. Informace o práci s formuláři jsou popsány v kapitole Formuláře. Ovládání uživatelského rozhraní je pak podrobněji vysvětleno v kapitole Uživatelské rozhraní.

Mřížka kalkulace zobrazuje vedle údajů o položce také její výnosovou a nákladovou stranu:

V RSV lze změnit kteroukoli složku nákladů kalkulačního vzorce u kterékoli položky. Změnu lze provést kdykoli, tedy i na rozpracovaných, částečně čerpaných položkách. Měnit lze náklady vlastních prací i náklady na subdodávky.

Před vlastní změnou se určuje, na kterou část položky se změna vztahuje:

• Zbývá – změna se promítne pouze do nečerpané části položky. Jde o výchozí nastavení.
• Vše – změna se promítne do celé položky bez ohledu na stav čerpání.

Počet záznamů, které se u položky nabízejí k editaci, závisí na dvou skutečnostech:

• na stavu čerpání – zcela nečerpaná nebo zcela vyčerpaná položka má jeden záznam, částečně čerpaná položka má záznamy dva, Hotovo a Zbývá,
• na počtu dodavatelů položky – každý dodavatel má vlastní náklady, a je proto veden jako samostatný záznam.

Při nastavení Zbývá jsou editovatelné pouze řádky se zbývajícím množstvím, řádky Hotovo editovat nelze. Při nastavení Vše jsou editovatelné všechny záznamy.

Hodnoty lze zadat jednotlivě u každé položky, nebo hromadně u více označených položek:

Každá položka má jeden nebo více kalkulačních vzorců platných k určitému datu. Změna nákladů se do nich promítá takto:

• U nečerpané položky se vždy mění vzorec s koncem platnosti k roku 2030. Nový vzorec nevzniká.
• U rozpracované nebo hotové položky se při nastavení Vše změna promítne do všech existujících vzorců položky. Nové vzorce nevznikají.
• U rozpracované položky se při nastavení Zbývá založí nový kalkulační vzorec s novými údaji o nákladech. Jeho platnost začíná prvním dnem měsíce následujícího po posledním čerpání – byla-li položka naposledy čerpána 22. 12. 2007, nový vzorec vznikne s platností od 1. 1. 2008.

U položek kalkulace lze evidovat podzhotovitele, který má práce provést. Podzhotovitele lze přiřadit k celé položce, nebo jen k její části; přiřadit jej lze i hromadně u více označených položek, oddílů a objektů.

Při přiřazení na část položky se určí, jaká část původního množství připadne novému podzhotoviteli. Rozdělit ji lze třemi způsoby:

• zadáním množství u jednotlivých položek,
• zadáním procenta z původního množství,
• zadáním celkové částky nákladů, která se mezi označené položky rozdělí poměrově.

Po rozdělení vznikne pro nového podzhotovitele samostatná položka. U původní položky zůstává původní dodavatel a odpovídajícím způsobem snížené množství.

U položek kalkulace lze evidovat subdodavatelskou smlouvu, kterou je položka zasmluvněna, a stav zasmluvnění nákladů. Zadáním smlouvy se k položce automaticky přiřadí i dodavatel. Podrobnosti jsou popsány v kapitole Zasmluvňování položek.

Každá položka rozpočtu může být přiřazena právě do jednoho nákladového typu, tedy podzakázky nebo zúčtovacího objektu. Přiřadit jej lze přímou editací položky i hromadně, a to bez ohledu na to, zda se pracuje s náklady, nebo s výnosy.

Nákladový typ je atributem položky. Jeho změna provedená na části Hotovo se proto automaticky promítne i na část Zbývá téže položky a naopak – změna nákladového typu působí vždy i zpětně.

Funkce Rozpad nákladů do položek umožňuje k položce vytvořit jednu nebo více čistě nákladových položek. U původní položky se vynuluje nákladová část, výnosová část zůstává nezměněna. U nové položky lze změnit číslo, kód, název, množství, měrnou jednotku i jednotkovou cenu. Vazba mezi původní položkou a novými nákladovými položkami je v mřížce graficky znázorněna.

Podrobnosti jsou popsány v kapitole Rozpad nákladů.

Limit nákladů je hodnota, kterou si uživatel nastavuje ručně u každé položky podle vlastního uvážení. Jde o částku, které se snaží dosáhnout například při výběrových řízeních na subdodávky. Přestože se jedná o náklad, má limit nákladů charakter obdobný výnosům – je nezávislý na dodavateli a zpravidla se od výnosů odvozuje.

Hodnotu limitu lze nastavit dvěma způsoby:

• jednotlivě editací položky zadáním hodnoty do pole Nastavený limit nákladů,
• hromadně nad označenými položkami, kde lze hodnotu zadat přímo, nebo ji poměrově rozpustit procentem či částkou podle výnosů nebo nákladů.

Limit nákladů se zadává vždy za celkovou položku. Zadaná hodnota se uchovává v poli Nastavený limit nákladů a nemění se ani změnou výnosů, nákladů nebo množství. Změnit ji lze pouze ručně, s výjimkou uvedenou níže.

Nastavená výše limitu se automaticky rozkládá podle skutečného množství položky na jednotkové hodnoty, které se ukládají u kalkulačních vzorců. Při rozložení položky do technologického modelu nebo při čerpání se limit počítá takto:

• Nastavený limit nákladů ÷ skutečné množství = jednotkový limit nákladů
• Jednotkový limit nákladů × použité skutečné množství = limit nákladů

Při změně skutečného množství se Nastavený limit nákladů nemění, mění se pouze jednotkový limit nákladů. Je-li skutečné množství nulové, je nulový i jednotkový limit; po změně nulového množství na nenulové se jednotkový limit automaticky přepočítá jako poměr nastaveného limitu a skutečného množství.

Nastavený limit nákladů se automaticky mění pouze při rozpadu položky do více položek, tedy při zasmluvnění nebo roztržení na více subdodavatelů. V takovém případě se poměrově rozloží podle skutečného množství.

Příklad: nastavený limit nákladů 450 Kč, skutečné množství 10 ks, odtržení 2 ks.

• původní položka – množství 8 ks, nastavený limit nákladů 450 ÷ 10 × 8 = 360 Kč,
• nová položka – množství 2 ks, nastavený limit nákladů 450 ÷ 10 × 2 = 90 Kč.

Odtrhává-li se položka s nulovým skutečným množstvím, nastavený limit původní položky se nemění a u nové položky je nulový.

Limit nákladů se z importu načítá pouze z rozpočtů ve formátu XLS; z programu KROS se nepřenáší ani neaktualizuje.

Podmínkou prvotního načtení je aktivované pole Limit nákladů nastavením na sloupec nebo vzorcem. Pro opakované načtení a aktualizaci musí navíc platit:

• je zapnuta konfigurační hodnota pro aktualizaci limitu nákladů při opakovaném importu,
• alespoň jedna položka nebo podpoložka rozpočtu má limit nákladů různý od nuly.

Načítá se vždy celková cena limitu nákladů, nikoli jednotková. Obsahuje-li soubor pouze jednotkový limit, lze postupovat některým z těchto způsobů:

• v souboru XLS vytvořit nový sloupec s hodnotou „jednotkový limit nákladů × vybrané množství“ a navázat na něj pole Limit nákladů,
• hodnotu pole Limit nákladů definovat vzorcem „jednotkový limit nákladů × vybrané množství“,
• limit nákladů z XLS nenačítat a nastavit jej až v RSV.

Kalkulačním vzorcem se v RSV rozumí způsob, jakým jsou na jednotlivých úrovních členěny náklady, výnosy a zisk.

Základním principem je, že kalkulační vzorec je jednotný v rámci celého systému. Vychází to ze skutečnosti, že v rámci firmy platí jedna metodika účtování nákladů a výnosů; odlišné vzorce na jednotlivých stavbách by znemožnily porovnání kalkulovaných nákladů se skutečnými náklady z účetnictví.

Složky kalkulačního vzorce jsou označeny N1 až N15 pro náklady a V1, V2, NV1 a NV2 pro výnosy. Zisk se vždy počítá jako rozdíl mezi výnosy a náklady. Naplnění složek závisí na softwaru, ve kterém kalkulace vznikla – každý program má tvar kalkulačního vzorce mírně odlišný a může se lišit i způsob naplňování na první pohled shodných složek. RSV s hodnotami pracuje jako s danými; algoritmus jejich výpočtu zná pouze kalkulační program.

Pro materiál platí pravidlo, že se naplňuje buď N1 a N2, nebo N3, nikdy však všechny tři složky současně. Jejich součet proto dává celkovou cenu materiálu, kterou RSV počítá jako pomocný ukazatel Materiál celkem.

V mřížkách a grafech RSV se navíc uvádějí ukazatele počítané ze základních složek:

Kalkulační vzorec položek načtených do RSV má proti výše uvedenému několik odlišností:

• Nejsou naplněny složky pro náklady na subdodávky a rezervy na subdodávky. Byly-li některé práce kalkulovány jako subdodávky, je jejich cena uložena do složky Nekalkulované náklady. O tom, že jde skutečně o subdodávky, rozhodne RSV až na základě přiřazení dodavatelů v technologickém modelu.
• Rezerva na subdodávky není naplněna, protože vzniká až v průběhu realizace stavby.
• Výnosy jsou vedeny pouze jako cena bez rozlišení na interní a externí, a to bez ohledu na jejich označení v rozpočtu. Rozčlenění proběhne až po zadání dodavatelů v technologickém modelu.
• Nedokončená výroba není naplněna, protože vzniká až v průběhu realizace stavby.

Součet cen položek rozpočtu nemusí odpovídat ceně rozpočtu. Dochází k tomu tehdy, když na úrovni rozpočtu vystupují vedlejší rozpočtové náklady (VRN) nebo jiné přirážky. Přestože jde o zvýšené náklady, většina kalkulačních programů jejich vliv na kalkulační vzorec nezohledňuje. RSV, které pracuje s technologickým členěním stavby, musí zajistit, aby součet cen položek dal vždy cenu rozpočtu, ať jsou položky do technologických prvků rozděleny jakkoli.

K dispozici jsou tři možná řešení:

1. VRN nepoužívat. Nejsnazší a doporučovaná cesta. VRN jsou pozůstatkem doby, kdy se rozpočty tvořily ručně a šlo o nejméně pracný způsob, jak reagovat cenou na rozdílné podmínky provádění staveb. Dnes lze zvýšené náklady promítnout přímo do jednotkových cen prací. Toto řešení je nejčistší a má význam při zpětném vyhodnocování nákladů stavby a jejich porovnání s náklady účetními.
2. Vytvořit VRN jako samostatnou položku rozpočtu. Kompromisní řešení, které umožňuje zachovat jednotkové ceny položek v RSV shodné s cenami načítaného rozpočtu. Takové položky budou mít zpravidla nekalkulované náklady, vzhledem k jejich malým hodnotám je však vliv na přehlednost nákladů minimální.
3. Rozpustit VRN do jednotkových cen položek. Přichází v úvahu pouze tehdy, umí-li kalkulační program dopočítat nárůst výnosů a nákladů jednotlivých položek z titulu VRN a zahrnout jej do výstupu pro RSV. V kalkulačním vzorci položky pak vystupují doplňkové výnosy (VD) a doplňkové náklady (ND).

Ve třetí variantě pracuje technologický model se součtem obou částí složky, například Mzdy = N4 + ND4. Jednotková cena položky v technologickém modelu je proto vyšší než jednotková cena v načítaném rozpočtu, protože platí: cena za MJ = (cena + cena doplňková) ÷ množství položky ve figuře.

Zobrazení Rekapitulace nákladových typů umožňuje sledovat náklady zakázky podle vlastních kritérií – typů. I v tomto zobrazení hraje důležitou roli uzavřené období v EIS.

• Kalkulace pracuje nad položkami procesu Rozpočet a představuje jejich nákladovou stranu.
• Nákladové položky jsou podkladem pro výběrová řízení na subdodávky – viz Výběrové řízení.
• Změny nákladů se promítají do kalkulačních vzorců, jejichž platnost je vázána na plánování v procesu Harmonogram a na čerpání v procesu Soupisy provedených prací.
• Rozčlenění výnosů a subdodávek probíhá po zadání dodavatelů v procesu Technologický model.

• Proces Kalkulace je dostupný v panelu procesů ve skupině Příprava.
• Po spuštění procesu se otevře okno obsahující panel Struktura rozpočtu se stromem rozpočtu a mřížku položek s jejich nákladovou a výnosovou stranou.