Proces Smlouvy s objednatelem slouží k evidenci a správě smlouvy o dílo a související smluvní dokumentace. Již v průběhu obchodního jednání je možné evidovat dokumenty a smluvní podklady související se vznikem smluvního vztahu, například objednávky, návrhy smluv nebo jiné závazné dokumenty objednatele. Po úspěšném ukončení výběrového řízení jsou s objednatelem zahájena smluvní jednání, jejichž výsledkem je uzavření smlouvy o dílo. Po podpisu jsou smlouva i související údaje zaevidovány do systému. Ke každému smluvnímu vztahu s objednatelem je možné evidovat jednu nebo více smluv, včetně jejich dodatků.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

Vkládání, editace i mazání smluv probíhá standardním způsobem popsaným v kapitole Práce se záznamy. Pro tento proces platí navíc následující:

• při vložení nového záznamu se nejprve volí typ smluvního dokumentu pomocí výběru z roletky,
• nevyplněná povinná pole formuláře jsou při pokusu o odeslání zvýrazněna červeným obrysem,
• k záznamu lze vložit související přílohu, více v kapitole Práce s přílohami.

U vybraných druhů smluv lze samostatně evidovat zádržné, a to prostřednictvím detailu Zádržné objednatelských smluv. Informace o zádržném jsou následně přenášeny i do ekonomického systému. Více o práci s detailovými procesy se dozvíte v kapitole Práce s detaily.

Evidují se tyto typy dlouhodobého i krátkodobého zádržného:

• po odevzdání díla dodavatelem,
• po odevzdání díla investorovi,
• kolaudační.

Po splnění definovaných podmínek se údaje ze smlouvy automaticky přenesou do projektu. Přenáší se například smluvní ceny nebo smluvní začátek a konec.

Základní podmínky přenosu:

• Smlouva je schválena.
• Je vyplněna měna smlouvy.
• Je splněno případné workflow schvalování.
• Existuje platný dodavatelský vztah.

Pro schvalování smluv lze využít modul Workflow nebo základní interní schvalování pomocí akcí Schválit a Zrušit. Schvalovací akce se zpřístupní po zapnutí konfigurační hodnoty SCHVALOVANINASMLOUVACH.

Po schválení smlouvy RSV automaticky:

• nastaví stav na Schváleno,
• zapíše datum schválení,
• uzamkne smlouvu proti editaci a smazání.

Formuláře smluv mohou obsahovat jedno nebo více polí pro ukládání příloh. Přílohu lze vložit výběrem souboru z disku nebo ji vytvořit z předem vytvořené šablony, kdy se otevře dokument připravený k vyplnění. Vloženou přílohu lze otevřít v asociované aplikaci, editovat i odstranit; změny se projeví po uložení formuláře smlouvy.

• Proces Smlouvy s objednatelem je dostupný v panelu procesů Zakázka → Nabídka → Smlouvy s objednatelem.
• Po spuštění procesu se otevře okno obsahující záložku:
  • Smlouvy s objednatelem – mřížka zobrazuje všechny smlouvy a dodatky evidované k zakázce.

• K procesu je přiřazen přehled smluv s objednatelem napříč stavbami v menu Přehledy → Nabídka → Smlouvy s objednatelem.
• Po spuštění procesu se otevře okno obsahující záložku:
  • Smlouvy s objednatelem – Přehled evidovaných smluv a dodatků napříč stavbami.