RSV.online je webová aplikace pro řízení stavebních zakázek. Pokrývá celý život zakázky – od obchodní příležitosti a nabídky přes výběrová řízení, rozpočet a kalkulaci, smlouvy s objednatelem i s podzhotoviteli, čerpání a fakturaci, až po předání díla, záruky a reklamace. Nad těmito daty pak staví controlling: ekonomické vyhodnocení, orientační plán, report stavu projektu a kontingenční tabulky.

Podstatný rozdíl proti starším systémům není v počtu funkcí, ale v tom, kde aplikace běží a jak se s ní pracuje. RSV.online je od základu postavené jako webová aplikace – uživatel ji otevře v prohlížeči a pracuje s aktuálními daty, ať sedí v kanceláři, v buňce na stavbě nebo doma.

Klasické desktopové systémy se musí nainstalovat na každý počítač, udržovat ve stejné verzi a při každé aktualizaci znovu rozeslat po firmě. Nový kolega čeká na IT, notebook po výměně se musí připravit, práce z jiného místa znamená vzdálenou plochu nebo VPN.

RSV.online potřebuje jen prohlížeč a přihlašovací údaje:

• na počítači se neinstaluje žádný klient a nic se nekonfiguruje,
• aplikace funguje na notebooku i na tabletu,
• nezáleží na tom, na kterém počítači je uživatel přihlášený – vidí stejná data i stejná nastavení,
• na počítačích uživatelů neleží žádná firemní data ani lokální databáze.

Aktualizace se nasazuje centrálně na server. Nová funkce nebo oprava je tak k dispozici všem uživatelům ve stejný okamžik – bez čekání na to, kdy se k nim IT dostane, a bez situací, kdy dva lidé řeší tentýž problém ve dvou různých verzích programu.

Pro zaškolení nových uživatelů lze vytvořit školicí doménu – oddělenou kopii prostředí, ve které si uživatel může vyzkoušet práci nanečisto, aniž by zasáhl do reálných zakázek.

Jednotlivé agendy nejsou samostatné programy, ale části jednoho celku nad společnými daty. Rozpočet je základním stavebním kamenem – z něj vychází kalkulace nákladů, plán výnosů a nákladů v čase, zasmluvňování položek, čerpání soupisy prací i fakturace. Údaj zadaný na jednom místě se objeví všude, kde je potřeba.

To je hlavní rozdíl proti práci v tabulkách a e-mailech. Nevznikají verze souborů, nikdo nepřepisuje čísla ručně z jednoho dokumentu do druhého a není potřeba zjišťovat, který soubor je ten platný.

Přehled o zakázce vzniká jako vedlejší produkt běžné práce – například u položek rozpočtu je vidět, zda jsou zasmluvněné na straně výnosů i nákladů, a lze tak včas najít případy, kdy jsou náklady již dohodnuté, ale výnosy zatím nejisté.

Vedení i lidé na stavbě se nemusí ptát, jak si zakázka stojí – stav si zobrazí sami:

• Ekonomické vyhodnocení porovnává datové série, například smluvní výnosy, účetnictví a kalkulaci.
• Orientační plán ukazuje plánované výnosy a náklady v čase, po měsících.
• Report stavu projektu srovnává aktuální stav s předchozím reportem, takže je vidět vývoj, ne jen okamžitý stav.
• Sledování podzhotovitelů porovnává data ze smluv, rozpočtu, soupisů prací a ekonomiky.
• Kontingenční tabulky umožňují data skládat podle vlastní potřeby – uživatel si sám určí, co budou řádky, sloupce a hodnoty, a nastavení uloží do vlastního pohledu.

Nad daty se pracuje online, takže není nutné čekat na měsíční uzávěrku ani na to, až někdo připraví report.

Přehledy nejsou pevně dané sestavy. Uživatel s nimi pracuje přímo v okně:

• filtruje v jednotlivých sloupcích, řadí a hledá,
• skrývá sloupce, které nepotřebuje, a mění jejich pořadí,
• uloží si vlastní pohled a příště se do něj vrátí jedním kliknutím,
• exportuje aktuální pohled do MS Excel a data z Excelu naopak importuje zpět,
• stavby si může zobrazit i v mapě.

Nastavení je uložené u uživatele na serveru, nikoli v jeho počítači – po přihlášení odjinud zůstává zachované.

Doklady se negenerují v jiném programu a nekolují jako přílohy e-mailů. Smlouvy, protokoly, zápisy z jednání, příkazy k realizaci nebo žádosti se vytvářejí přímo z evidovaných dat pomocí předem připravených šablon ve formátu MS Word, MS Excel nebo HTML.

Přílohy jsou uložené u záznamu, ke kterému patří. Otevřít si je lze bez stahování – PDF, obrázky i excelové soubory se zobrazí přímo v aplikaci, včetně vyhledávání a kopírování textu v PDF. U dokumentu je tak vždy zřejmé, ke které zakázce, smlouvě nebo protokolu patří.

Schvalovací kolečko probíhá v systému. Podle nastavených šablon se doklad posune na dalšího schvalovatele, uživatel má vlastní přehled úloh, které na něj čekají, a při nepřítomnosti lze nastavit zastupování. U dokladu je dohledatelné, kdo a kdy jej schválil, a po schválení lze dokument elektronicky podepsat.

Odpadá tak obíhání papírů, hledání, u koho dokument právě leží, a dohledávání souhlasů v e-mailech.

Přístup je řízen právy uživatele, jeho zařazením v organizační struktuře a účastí v projektových týmech. Uživatel v přehledech vidí zakázky, které mu patří, a rozsah toho, co může upravovat, se řídí jeho rolí. Data zůstávají na serveru – neodcházejí z firmy v tabulkách na privátních discích a ztráta notebooku neznamená ztrátu dat.

RSV.online nepracuje izolovaně. Napojení na okolní systémy – účetnictví, ERP, rozpočtové a kalkulační programy, DMS a portály pro komunikaci s dodavateli – zajišťuje, že se data nemusí zadávat dvakrát. Rozpočet se naimportuje z rozpočtovacího softwaru, skutečné náklady se načtou z účetnictví, smlouvy a objednávky se předávají do ERP.

RSV.online se průběžně vyvíjí a nové verze se nasazují pravidelně. Změny se tedy nehromadí do velké aktualizace raz za několik let – přicházejí postupně a jsou k dispozici hned všem. Přehled toho, co jednotlivé verze přinesly, je na stránce Novinky systému.

• Méně ruční práce – data se přepisují mezi tabulkami méně často, nebo vůbec.
• Jeden platný zdroj údajů místo několika verzí souborů.
• Rychlejší rozhodování, protože stav zakázky je vidět průběžně.
• Dohledatelnost – u záznamů a schválení je zřejmé, kdo a kdy je vytvořil.
• Nižší nároky na IT – žádná instalace u uživatelů, žádná správa klientských verzí.
• Práce odkudkoli, kde je prohlížeč a připojení.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.