Zpracování úkolu workflow

Proces začíná v momentě, kdy vám systém doručí notifikaci s novým úkolem. Vaším cílem je dokument zkontrolovat a na základě dostupných informací rozhodnout o dalším postupu. Před samotným rozhodnutím je nutné prověřit všechny součásti záznamu:

• Hlavička a Položky: Zkontrolujte, zda sedí základní údaje (firma, částka) a rozpis položek odpovídá skutečnosti.
• Přílohy: Vždy nahlédněte do originálního skenu (např. faktury), abyste vyloučili např. chybu při vytěžování dat.
• Historie: V záložce „Průběh workflow“ se podívejte, zda vaši kolegové v předchozích úrovních nepřidali důležité poznámky.

V levém navigačním panelu přejdeme na záložku workflow na sekci přehled WF úkolů.

Procesy jsou rozděleny na aktivní a všechny úkoly. Pokud potřebujeme vidět již schválené workflow přejdeme do sekce všechny úkoly. Pod záložkami Všechny úkoly a Pouze aktivní úkoly vidíme dva typy dokladů, které máme za úkol schválit. Pod každým typem jsou navíc barevná tlačítka s počtem úkolů.

• Zelené tlačítko znamená moje úkoly.
• Červené jsou opožděné úkoly.
• Oranžové jsou mé vytvořené workflow.
• Modré tlačítko jsou moje doplňkové úkoly.
• Šedé tlačítko jsou úkoly přiděleny z důvodu zastupování.

Přímo v seznamu aktivních úkolů vidíte sloupec Počet příloh.

• Kliknutím na ikonu modré sponky u konkrétního řádku se otevře okno s náhledem dokumentu (např. PDF faktury).
• Toto zobrazení slouží k rychlé vizuální kontrole, zda data v tabulce souhlasí s originálem.

Pokud potřebujete mít dokument neustále na očích a zároveň pracovat s detailem úkolu, využijte funkci Zobrazit v panelu. V pravém horním rohu otevřeného náhledu klikněte na tlačítko „Zobrazit v panelu“.

Náhled dokumentu se „připne“ k pravému okraji obrazovky.

V horní liště náhledu máte k dispozici standardní nástroje pro práci s dokumentem:

• Šipky (</>): Slouží k listování mezi jednotlivými soubory, pokud jste jich nahráli více.
• Lupa (+/-): Přiblížení nebo oddálení textu.
• Otáčení: Pokud je dokument nahraný bokem, můžete jej otočit.
• Stažení/Tisk: Ikony pro uložení souboru do počítače nebo jeho přímý tisk.

V detailu dokladu naleznete řadu záložek, které poskytují komplexní pohled na zpracovávaný záznam. Každá záložka se zaměřuje na specifickou část dat:

• Položky: Obsahuje tabulkový přehled konkrétních položek (např. materiál, zboží). Vidíte zde kódy, názvy, množství a jednotkové ceny.
• Textové položky: Slouží pro záznam neskladových položek, doplňkových služeb nebo poznámek, které mají mít vliv na celkovou kalkulaci dokladu.
• Přílohy: Zde naleznete všechny nahrané dokumenty související s dokladem (např. sken faktury, dodací list nebo technický výkres).
• Průběh workflow: Zobrazuje historii schvalování – kdo, kdy a s jakým výsledkem o dokladu rozhodl. Je zde vidět i aktuální stav, ve kterém se dokument nachází.
• Zádržné: Tato sekce slouží k evidenci částek, které jsou z platby dočasně pozastaveny (např. u stavebních zakázek jako garance za provedenou práci).
• Úhrady: Poskytuje přehled o provedených platbách navázaných na tento doklad, včetně informací o zbývající částce k doplacení.

Editace položek je standardně během schvalovacího procesu omezena, aby byla zachována integrita dat. Existují však situace, kdy je potřeba údaje upravit i v průběhu workflow. Editace při spuštěném workflow I když doklad právě prochází schvalováním, můžete v záložce Položky otevřít detail záznamu (dvojitým kliknutím) a upravit potřebné parametry.

Můžete tak měnit:

• Nákladové dimenze: Středisko, zakázku, nákladový okruh, zaměstnance nebo vozidlo.
• Množství: Pokud zjistíte nesoulad s přiloženým skenem faktury.

Možnost úprav i po vašem schválení Důležitou vlastností je, že pokud máte v šabloně nastaveno povolit editaci detailu a změny v dokumentu po schválení, můžete změny provádět i poté, co jste již svůj krok schválili.

• Dokud není workflow kompletně ukončeno (doklad není ve stavu „Schváleno“ jako celek), máte možnost údaje dodatečně upravit.
• Tím je zajištěno, že do účetnictví odejdou data v naprostém pořádku, i když si chybu uvědomíte až po odeslání úkolu dál.

Dvojitým kliknutím na záznam v přehledu workflow úkolů otevřete detail dokladu, kde jsou ve formulářovém zobrazení vidět informace převzaté z přehledu v hlavičce.

Máme tři možnosti:

• ❌ Zamítnutí
• ⚠️ podmínečné schválení
• ✅ schválení

Podmínečné schválení vyžaduje vyjádření a změní barvu pro identifikaci podmínečného schválení, aby na to byl brán zřetel.

V dodatečných akcích máme možnosti:

• Delegovat – předání práva na schvalovací proces někomu jinému.
• Vytvořit doplňkové úkoly – vyberu uživatele a napíšu mu zadání, můžu a nemusím čekat na vyjádření abych schválil nebo zamítnul.
• Vrátit na úroveň – něco je špatně, takže pošlu úkol zpět na vybranou úroveň.
• Zobrazit průběh – otevře okno s průběhem workflow.

První způsob byl přes schvalovací okno, které řešilo jeden konkrétní doklad, dalším způsobem je pak hromadné schvalování. Tento postup výrazně urychluje práci v situacích, kdy potřebujete odbavit větší množství dokladů najednou.

• Výběr dokladů: V přehledu aktivních úkolů zaškrtněte políčka na levé straně u všech řádků, které chcete schválit.
• Aktivace menu: Jakmile označíte alespoň jeden záznam, v záhlaví tabulky se zobrazí ikona se symbolem „fajfky“ a počtem vybraných úkolů.
• Potvrzení akce: Po kliknutí na ikonu šipky dolů zvolte možnost „Hromadné schválení workflow“. Tím se všechny označené úkoly schválí najednou, bez nutnosti otevírat každý detail zvlášť.

Poslední a nejvíce flexibilní cestou je využití mobilní aplikace, která je navržena pro rychlé odbavení úkolů v terénu. Výhody schvalování v mobilním telefonu jsou:

• Dostupnost: Své úkoly máte neustále u sebe. Mobilní verze nabízí zjednodušený, ale plnohodnotný pohled na vaši frontu práce.
• Jednoduché ovládání: I na mobilu můžete nahlížet do příloh (skenů faktur) a provádět všechna standardní rozhodnutí.
• Rychlá reakce: Pomocí tlačítek na spodní liště mobilu úkol okamžitě schválíte (Pokračovat), vrátíte k opravě nebo delegujete na kolegu.  

Pokud chcete spustit schvalovací proces například na přijatých fakturách jako na obrázku níže, můžeme u nich vidět dva sloupce:

Pro dokonalý přehled o dokumentu systém rozlišuje dva druhy stavů: Stav workflow a Stav úkolu.

• Stav workflow – Tento stav indikuje, v jaké celkové fázi se schvalovací proces nad daným dokladem nachází. Je viditelný pro všechny, kteří mají k dokladu přístup.

• Stav úkolu – Stav úkolu představuje záznam o vaší individuální činnosti a ukazuje, v jaké fázi se nachází práce přidělená přímo vám.

• Výběr dokladu: Nejprve je v seznamu vybrán (zvýrazněn) konkrétní záznam, pro který má být schvalování zahájeno.
• Zahájení procesu: Následně stiskněte tlačítko „Spustit workflow“.

• Výběr šablony: V případě existence více dostupných šablon je vyvoláno okno, ve kterém je vyžadován ruční výběr konkrétního schvalovacího postupu.

Nejprve se (pokud není na šabloně vypnuto) zobrazí náhled průběhu workflow. Po kliknutí na tlačítko spustit se oficiálně spouští proces schvalování – systém automaticky vytvoří úkol pro prvního schvalovatele v pořadí, odešle mu nastavenou e‑mailovou notifikaci a v hlavním přehledu faktur změní stav workflow na „Probíhá“ a stav úkolu na „Vytvořeno“.

Pro zahájení schvalovacího oběhu je nezbytné mít nejprve vytvořený účet ve webové aplikaci Workflow Plus. Bez tohoto přístupu nelze proces spouštět ani spravovat. V příslušném přehledu dokladů je nejprve vybrán konkrétní záznam, nad kterým má být schvalování zahájeno. Následně je v horním panelu nástrojů provedeno přepnutí do karty Doplňky, kde je aktivována volba FIRST Workflow. Po jejím rozkliknutí je ze zobrazeného seznamu vybrána akce Spustit workflow. Následně je dle uživatelského nastavení buď ihned zahájen proces, nebo je nejprve zobrazen grafický průběh workflow s tlačítkem spustit. Tímto úkonem je stav dokladu změněn na „Probíhá“ a úkol je automaticky předán prvnímu schvalovateli v pořadí. V případě existence více schvalovacích šablon je zobrazeno ještě navíc okno pro výběr konkrétní šablony.