Schvalovací šablony

Schvalovací šablona určuje, jak má nad záznamem evidence proběhnout schvalovací proces, tedy Workflow (dále jen WF). Šablona popisuje účastníky schvalování, v jakém pořadí schvalují a za jakých podmínek. Cílem je nastavit celý postup schvalování jednou a poté jej nad jednotlivými záznamy dané evience opakovaně spouštět. Šablony se zakládají v panelu menu Číselníky → Systémové → Schvalovací šablony. Každá šablona je vázaná na konkrétní evidenci, například na podzhotovitelské smlouvy.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

Hlavička šablony

Pole	Popis
Evidence	Vybírá se z číselníku a určuje evidenci, pro kterou se šablona používá. Po vytvoření šablony již evidenci nelze změnit.
Aktivní	Šablona je použitelná ve výběru při spuštění WF.
Je použita	Šablona již byla ve WF použita. Použitou šablonu nelze smazat a možnosti její editace jsou omezené.
Název a popis	Název a popis šablony v několika jazykových variantách. Uživateli se zobrazí podle nastaveného jazyka aplikace.
Název workflow	Název, pod kterým WF vystupuje. Může obsahovat parametry uvedené ve formuláři.
Výchozí text zadání	Text se zobrazí ve schvalovacím formuláři uživateli, který WF schvaluje.

Šablonu lze odstranit až poté, co je zneaktivněna, a jen tehdy, pokud není použita v žádném WF – ani běžícím, ani ukončeném.

Parametry šablony

Při vytváření šablony si volíme její parametry. Můžeme mít zapnuté tyto volby:

Volba	Popis
Přeskakovat prázdné úrovně	Volba umožní přeskočit úroveň, pokud nedohledá větev pro generování.
Povolit ruční přidání uživatelů	Povolí ruční přidání uživatelů do první úrovně. Pro správné použití musí být pro každý případ dohledána větev.
Povolit vrácení	Umožní použít funkci vrácení na nižší úroveň pro vybranou šablonu.
Neumožnit podmínečné schválení	Vypne možnost podmínečně schváleno při zpracování úkolu.
Povolit editaci detailu po schválení	Po workflow je možné editovat detaily schváleného záznamu.
Povolit změny v dokumentech po schválení	Po workflow je možné spravovat přílohy schváleného záznamu.
Potlačit dialogové okno při startu WF	Nastavení potlačí dialogové okno při startu workflow. Workflow se rovnou vygeneruje.
Vyžadovat vyjádření	Aktivuje povinnost vyplnit vyjádření u všech stavů workflow.
Autor se nesmí účastnit WF	Při této volbě nebude autor workflow zahrnut do generovaných úkolů.
Omezit práva autora	Autor není zapojen do zpracování Workflow.

Detaily šablon

E-mailové notifikace workflow

Na této záložce se nastavují zprávy, které systém v průběhu WF odesílá uživatelům. Notifikace se odešle ve chvíli, kdy WF nebo úloha dosáhne stavu uvedeného v jejím nastavení.

Pole	Popis
Typ	Typ notifikace, výběr z číselníku – například Nová úloha, Nová úloha – delegovaná nebo Workflow ukončené.
Stav úlohy	Stav úlohy, při kterém se notifikace odešle. Dostupné pouze u vybraných typů notifikací.
Stav workflow	Stav Workflow, při kterém se notifikace odešle. Dostupné pouze u vybraných typů notifikací.
Aktivní	Notifikace je aktivní a bude odesílána.
Adresáti	Příjemci notifikace. Zadává se konkrétní e-mailová adresa, nebo zástupná značka, který se při odeslání nahradí adresami podle níže uvedeného významu.
Předmět a Obsah notifikace	Text zprávy v několika jazykových variantách, psáno ve formátu HTML. Při psaní lze přepínat mezi zobrazením Kód a Náhled. K obsahu lze také přiložit přílohu.

Adresáty e-mailu lze zadávat buď přímo pomocí e-mailových adres, nebo prostřednictvím značek. K dispozici jsou následující značky:

Značka	Adresát
{TaskAuthor}	Uživatel, který úlohu vytvořil.
{TaskApprover}	Schvalovatel úlohy včetně aktuálně nastavených zástupců.
{TaskProcesser}	Uživatel, který úlohu zpracoval.
{WorkFlowAuthor}	Uživatel, který Workflow spustil.
{ParentTaskApprover}	Schvalovatel nadřazené úlohy, existuje-li hierarchie úloh. Vhodné pro notifikaci tvůrce doplňkové nebo delegované úlohy.
{AllWorkflowUsers}	Všichni schvalovatelé, zástupci, zpracovatelé a autoři úloh v celém záznamu WF. Funkční pouze u notifikace typu Ukončené workflow.
{ProjectRoleID_X}	Uživatelé dané role v projektu; X se nahradí identifikátorem role.
{P_NazevPole}	E-mail z pole evidence daného záznamu; NazevPole se nahradí systémovým názvem pole.
{PUserID_NazevPole}	E-mail podle userID zadaného v poli evidence; NazevPole se nahradí názvem pole.

Úrovně a větve

Úrovně a větve tvoří strukturu schvalování ve schvalovací šabloně. Určují, kolik stupňů schvalování záznam projde, kdo v jednotlivých stupních schvaluje a za jakých podmínek. Cílem je nastavit schvalování tak, aby se záznam dostal jen k těm osobám, které o něm podle svých pravomocí skutečně rozhodují. Nastavují se na záložce Nastavení větví a úrovní v detailu šablony. Úrovně a větve se zakládají tlačítky .

Rozdíl mezi úrovní a větví

Úroveň – stupeň schvalování. Úrovně se procházejí postupně od první k poslední a workflow je plně schválené až tehdy, když projde poslední úrovní. Do té doby zůstává ve schvalování.
Větev – varianta schvalování v rámci jedné úrovně. Úroveň může mít více větví, záznam ale projde jen tou z nich, jejíž podmínku splní. Schválením v této jedné větvi je celá úroveň splněná a WF pokračuje na následující úroveň.

Podmínky lze zapsat nad kterýmkoli polem evidence, nad níž WF běží, a lze je nastavit jak na úrovni, tak na větvi. Například objednávka do 2 000 € projde pouze úrovní 1, objednávka nad 2 000 € pokračuje i do úrovně 2. Obdobně platí pro větve: podle podmínky se rozhodne, který schvalovatel danou objednávku v rámci úrovně dostane.

Popis sloupců

Sloupec	Popis
Typ	Rozlišuje, zda jde o Úroveň, nebo o Větev.
Pořadí	Pořadí úrovně ve schvalování, u větví pořadí větve v rámci úrovně.
Název	Název úrovně nebo větve.
Podmínky	Podmínka, kterou musí záznam splnit, aby do dané úrovně nebo větve vstoupil.
Automaticky schválit	Označuje větev, která se za splněných podmínek schválí bez zásahu uživatele.
Způsob vyhodnocení	Určuje, kolik přiřazených uživatelů musí větev schválit.
Čas na schválení	Doba v hodinách, ve které má být úloha standardně vyřízena.
Popis	Doplňující popis úrovně nebo větve.

Nastavení větve

Pole	Popis
Automaticky schválit	Větev se schválí automaticky, jsou-li splněny zadané podmínky. Do schvalování nevstupuje žádný uživatel.
Způsob vyhodnocení	Určuje, kolik přiřazených uživatelů musí větev schválit – viz níže.
Přiřazení uživatelů	Uživatelé nebo skupiny uživatelů, kteří v této větvi schvalují.

Způsob vyhodnocení	Popis
První rozhoduje	Stačí rozhodnutí jednoho z přiřazených uživatelů. Je-li ve větvi pět schvalovatelů, rozhoduje ten z nich, který úlohu vyřídí první.
Všichni schválí	Schválit musí všichni uživatelé přiřazení v dané větvi.
První neschválí	Rozhoduje první zamítnutí.