Controllingové zakázky

Proces Controllingové zakázky slouží k evidenci zakázek využívaných pro controlling a ekonomické řízení projektů. Umožňuje sledovat a vyhodnocovat náklady, výnosy a další ekonomické ukazatele a poskytuje podklady pro reporting a průběžné hodnocení hospodářských výsledků zakázky. Controllingová zakázka vzniká vždy pro kombinaci projekt – středisko a je nositelem controllingových dat zakázky: kalkulací IAS, SPP prvků a plánu v procesu Order backlog. Předmětem evidence jsou zakázky filtrované podle organizačních práv přihlášeného uživatele, viz kapitola Kompetenční systém.

Proces zobrazuje controllingové zakázky navázané na konkrétní projekt. Vedle standardních funkcí pro práci s mřížkou však proces obsahuje také akci pro zobrazení všech controllingových zakázek v rámci stavby (napříč projekty), a to tlačítkem .

Po stisknutí tlačítka se otevře okno, které zobrazí všechny controllingové zakázky vybrané stavby bez uplatnění organizačních práv. V přehledu jsou k dispozici informace o zařazení do rozpracované výroby, počtu kalkulací, provádějícím středisku, závodu nebo divizi. Při editaci záznamu lze upravovat pouze pole Rozpracovaná výroba. Ostatní údaje jsou přebírány z navázaných evidencí a v tomto procesu je nelze měnit. U každé controllingové zakázky je dále evidován například způsob vzniku zakázky (ručně nebo importem), nebo datum a čas vytvoření záznamu.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

• Controllingová zakázka se zakládá automaticky ve chvíli, kdy se stav zakázky posune do stavu Smluvní jednání nebo vyššího.
• Založení proběhne pro středisko zhotovitele a, pokud je vyplněno, i pro záruční středisko. Controllingová zakázka záručního střediska obsahuje automaticky vytvořený objekt pro záruční nákladový typ.
• Při změně střediska zhotovitele nebo záručního střediska, případně při založení nového vztahu, vznikne po uložení zakázky automaticky controllingová zakázka pro nově přiřazené středisko.
• Automatické zakládání platí pro všechny fáze od nabídky po ukončené; na vyřazených zakázkách controllingové zakázky nevznikají.
• Pro kombinaci střediska a projektu existuje vždy nejvýše jedna controllingová zakázka, duplicity nevznikají.

Controllingovou zakázku pro záruční středisko lze založit i ručně. Postup:

1. V evidenci Informace o zakázce se na záložce Základní informace vyplní pole Záruční středisko.
2. V procesu Číselník SPP (objektů) se filtr pro výběr controllingové zakázky nastaví na volbu Vše.
3. Vloží se nový SPP objekt, v jehož poli Číslo stavby (holerit) se vybere záruční středisko.
4. Doplní se ostatní údaje o SPP objektu a záznam se uloží.

Po založení SPP objektu se controllingová zakázka pro záruční středisko založí automaticky.

SPP prvek (objekt) je kombinace stavebního objektu a zúčtovacího objektu controllingové zakázky; eviduje se v procesu Číselník SPP (objektů). SPP prvek může vzniknout čtyřmi způsoby:

• Ručním vložením – tlačítko Nový v části Číselník SPP (objekty) otevře okno Nový záznam. Stavební objekt se vybírá z číselníku objektů dané zakázky, zúčtovací objekt z obecného číselníku zúčtovacích objektů. Objekt nelze vepsat volným textem, čímž se předchází nesouladu se skutečnými stavebními objekty. Dále se vyplňuje název, termíny zahájení a dokončení, poznámka a zatřídění SKP a CZ CC. Tlačítko Vložit objekty SPP ze schránky umožňuje vložit objekty SPP hromadně ze schránky.
• Importem kalkulace IAS – při importu kalkulace z programu Kros nebo z Excelu se SPP prvky založí automaticky podle kombinací stavebního a zúčtovacího objektu obsažených v importovaných položkách – viz kapitola Kalkulace IAS. Takto vzniklé prvky nesou příznak Import z Kros.
• Generováním ze smluv s podzhotoviteli – kombinace stavebních a zúčtovacích objektů vygenerovaná u smlouvy podle přitažených výsledků výběrových řízení se automaticky založí do číselníku SPP prvků dané controllingové zakázky.
• Zkopírováním z jiného projektu – při zaškrtnutí vybraného objektu se zobrazí v možnostech volba Kopírovat objekty SPP do schránky . Pro vložení objektů pak na druhé zakázce je pak potřeba stisknout tlačítko .

U SPP prvku jsou evidovány údaje o přenosu do účetního systému: kdy byl prvek předán, stav přenosu a případné chyby přenosu (sloupce Oracle – Stav, Oracle – Datum a čas a Oracle – Chyba).

Rozpracovaná výroba staveb (RV) je počítána v systému SAP R3. Stavba může být zařazena do výpočtu:

• RV starého typu – výpočet probíhá jen na nejvyšším externím dodavatelsko-odběratelském vztahu, u interních subdodávek neprobíhá,
• RV nového typu – výpočet zahrnuje všechny zakázky holeritu.

• Je-li hlavní dodavatelsko-odběratelský vztah zařazen v RV nového typu, musí být v RV nového typu i všechny nižší vztahy.
• Je-li hlavní dodavatelsko-odběratelský vztah zařazen v RV starého typu, nesmí být žádný nižší vztah v RV nového typu.

Při změně hodnoty v poli RV RSV automaticky kontroluje dodržení těchto pravidel. Porušení pravidel je zobrazeno v polích Je RV nová a nemá být a Není RV nová a má být. Hlavní vztah je v mřížce označen hodnotou G ve sloupci Generální, podřízené vztahy hodnotou S.

• Proces Controllingové zakázky je dostupný v panelu menu Zakázka → Controlling → Zakázky.
• Po spuštění procesu se otevře okno rozdělené na dvě části:
  • Zakázky – mřížka v horní části zobrazuje zaevidované controllingové zakázky navázané na daný projekt.
  • Číselník SPP (objekty) – mřížka v dolní části zobrazuje SPP objekty vybrané controllingové zakázky z hlavičky.

• K procesu jsou přiřazeny přehledy controllingových zakázek napříč stavbami v menu Přehledy → Zakázky (DO vztahy).
• K dispozici jsou tyto přehledy:
  • Controlling – Přehled zakázek – Přehled všech controllingových zakázek podle práv uživatele. Před otevřením se zobrazuje předřazený filtr umožňující použít přednastavený filtr, zobrazit všechna data, nastavit vlastní filtr nebo spustit rozšířený filtr. Přehled je chráněn kompetenčním okruhem -9995.
  • Controlling – Plnění termínů, uzamčení – Přehled plnění termínů rozpočtů a kalkulací. Přehled je chráněn kompetenčním okruhem -9801.
  • Controlling – Hodnoty rozp. a kalk. Kros – Přehled sumárních hodnot jednotlivých verzí rozpočtů a kalkulací z aplikace Kros. Okno obsahuje záložky Rozpočty a kalkulace Kros a Detail SO, ZO. Přehled je chráněn kompetenčním okruhem -9802.

V přehledu Controlling – Přehled zakázek jsou navíc k dispozici tyto akce:

Pole Blokovaná poslední verze je zatrženo, existuje-li verze kalkulace 0 s hodnotou Ano v poli Blokace, nebo existuje-li pouze verze kalkulace -1 s hodnotou Ano v poli Blokace.