Kalkulace IAS

Proces Kalkulace IAS slouží k evidenci a správě kalkulací využívaných pro controlling. Umožňuje ruční vkládání kalkulací, import z externích zdrojů, jejich editaci, kopírování a autorizaci. Okno evidence je vodorovně rozděleno na dvě části – v horní se zobrazují hlavičky kalkulací, v dolní jednotlivé položky kalkulace, tedy SPP objekty. Na jednu zakázku lze evidovat více verzí kalkulace. Schválená a uzamčená kalkulace je podkladem pro plánování v procesu Order backlog a pro hodnoty v záhlaví procesu Registr rizik a příležitostí.

O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní. Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. Specifickou možností práce se záznamem pro tento proces je možnost Autorizovat kalkulaci.

Vedle standardních funkcí pro práci s mřížkou obsahuje evidence specifické akce. Ty jsou dostupné v panelu akcí, nabídku Export/Import a kontextovou nabídku řádku kalkulace.

Specifická nabídka Export/Import:

V horní části okna nad tlačítkovou lištou se nachází pole Celkem za stavbu s RV obsahující čtyři souhrnné hodnoty:

• Výnosy – kalkulovaný odbyt za stavbu.
• Náklady bez SR – kalkulovaný náklad za stavbu.
• Hrubý zisk – rozdíl mezi výnosy a náklady.
• Marže – podíl zisku k výnosům v procentech.

Hodnoty výnosů a nákladů se přebírají z aktuální schválené kalkulace generální zakázky zařazené do rozpracované výroby nového typu.

Kalkulaci lze vložit ručně tlačítkem Nový nad mřížkou, které otevře okno Nový záznam. V něm se vyplňuje hlavička kalkulace – controllingová zakázka, rok a měsíc platnosti, měna a povinný popis – a uloží se tlačítkem Uložit záznam. Existuje-li pro daný dodavatelsko-odběratelský vztah více controllingových zakázek, vybírá se požadovaná zakázka v poli Controllingová zakázka. Položky kalkulace se vkládají tlačítkem Nový v dolní části okna na záložce Položky – bez položek nebude hlavička kalkulace uložena.

Neexistují-li v okamžiku vložení kalkulace žádné SPP objekty, RSV automaticky založí controllingovou zakázku s provádějícím střediskem z dodavatelského vztahu a do ní pak defaultní SPP objekty. Existují-li SPP objekty již při vkládání kalkulace, doplní se pouze ty chybějící.

Defaultními objekty jsou:

• SO/ZO 000 – Vliv IAS,
• SO/ZO 998 – Správní režie,
• SO/ZO 999 – Výrobní režie.

Při vkládání a editaci kalkulace IAS RSV kontroluje vyplnění polí podle SPP objektu:

Pokud kontrola nevyhoví, zobrazí se hláška, že zadaná složka kalkulačního vzorce nesouhlasí s vybraným SPP objektem, a záznam se neuloží.

• První vložená nebo importovaná kalkulace dostane verzi -1.
• Další uložená kalkulace dostane verzi 0.
• Při uložení další kalkulace se stávající verze 0 přečísluje na verzi 1 a nová kalkulace dostane verzi 0.

Verze 0 tedy vždy představuje aktuální verzi kalkulace – s výjimkou stavu, kdy byla založena jen jedna kalkulace s verzí -1. Všechny předchozí verze se při uložení nové verze přečíslují na číslo o jedna vyšší.

Měna kalkulace se předvyplňuje měnou legal entity (měnou účetního okruhu) provádějícího střediska a needituje se. Částky se do účetnictví předávají bez přepočtu, proto musí importovaná data odpovídat měně legal entity.

Při editaci kalkulace se podle stavu záznamu otevře jedno z následujících oken:

• Kalkulace IAS – při editaci nově vytvořené kopie kalkulace.
• Kalkulace IAS jen pro čtení – je-li kalkulace zamčena, tedy má zaškrtnuté pole Zamčeno.
• dotaz Chcete pro editaci vytvořit kopii ze stávající verze? – volba Ano vytvoří kopii hlavičky i položek kalkulace, volba Ne otevře k editaci stávající označenou verzi.

Odstranit lze pouze kalkulace, které nejsou zamčené. Při mazání poslední položky kalkulace RSV informuje, že bude smazána i hlavička; po jejím potvrzení se odstraní položka i hlavička kalkulace. Po smazání hlavičky se stávající verze přečíslují směrem dolů.

Akce Kopie kalkulace vytvoří kopii hlavičky i položek stávající kalkulace. Kopie může vzniknout i při pokusu editovat stávající kalkulaci.

Pole Rok platnosti a Měsíc platnosti se u kopie vyplňují automaticky podle dne uložení:

Akce Import Excel slouží k importu kalkulací IAS ze souboru xls. Po výběru souboru se zobrazí okno Import IAS kalkulací s náhledem na importovaná data. Chybná data jsou zobrazena červeným písmem a je nutné je před importem opravit. Volba Import jako novou verzi určuje, zda se vytvoří nová kalkulace, nebo se přepíše aktuální kalkulace verze 0 nebo -1.

Existuje-li pro daný dodavatelsko-odběratelský vztah více staveb, zobrazí se při otevírání evidence okno Provádějící stavby pro výběr controllingové zakázky.

Mapování sloupců na pole v RSV:

Kód stavebního objektu musí být vyplněn a splňovat tento formát:

• povolené znaky [a-z] [A-Z] [0-9] – malá a velká písmena abecedy bez diakritiky a číslice 0 až 9 v libovolné kombinaci,
• délka minimálně 3 a maximálně 7 znaků.

Kód zúčtovacího objektu nemusí být vyplněn. Je-li vyplněn, musí být dohledatelný v číselníku Nákladových typů.

Akce Import Kros slouží k importu kalkulací a SPP objektů z aplikace Kros. Import probíhá průvodcem Import kalkulace Kros, v jehož prvním kroku se vybírá uzamčená verze kalkulace navázaná na danou zakázku a ve druhém se zobrazují položky vybrané kalkulace. Volba Import jako novou verzi určuje, zda se vytvoří nová kalkulace, nebo se přepíše aktuální kalkulace verze 0 nebo -1.

SPP objekty se při importu zakládají automaticky podle kombinací stavebního a zúčtovacího objektu obsažených v importovaných položkách – viz Controllingové zakázky.

Akce Autorizovat kalkulaci spustí schvalovací workflow pro označenou kalkulaci. Akce je nedostupná, jsou-li u označené kalkulace již vyplněna pole Autorizoval uživatel a Datum a čas autorizace. Během schvalovacího procesu je kalkulace uzamčena. Workflow lze spouštět i hromadně nad více označenými kalkulacemi. Aktuální stav schvalování je zobrazen ve sloupci Stav workflow (např. Probíhá, Schváleno).

Průběh autorizace se liší podle oprávnění uživatele:

• Uživatel má roli Autorizace kalkulace a není autorem kalkulace – zobrazí se dotaz, zda má být autorizace provedena. Volba Ano zapíše do polí Autorizoval uživatel a Datum a čas autorizace přihlášeného uživatele s datem a časem, kalkulaci uzamkne a zobrazí informaci o provedené autorizaci. Volba Ne otevře okno Workflow pro založení nového schvalovacího workflow, v němž se určí schvalovatelé.
• Uživatel roli nemá nebo je autorem kalkulace – otevře se přímo okno Workflow pro založení nového schvalovacího workflow.

Po úspěšném vytvoření workflow se zobrazí informace, že požadavek na autorizaci kalkulace byl zaslán kompetentním osobám.

Průběh schvalování konkrétní kalkulace je zobrazen také na záložce Průběh workflow v dolní části okna, včetně informace, kdo a kdy schválil a u koho schvalování čeká.

Po autorizaci kalkulace automaticky odchází notifikační e-mail na osobu označenou jako Controller závodu. Podrobný popis práce s modulem na schvalování dokumentů je uveden v kapitole Schvalování, webový Portál.

Při automatické autorizaci se do polí Autorizoval uživatel a Datum a čas autorizace zapíše přihlášený uživatel s datem a časem autorizace. Kalkulace se neuzamkne – pole Zamčeno zůstane nezaškrtnuté.

Kalkulace je automaticky autorizována, pokud platí:

• smluvní cena dodavatelského vztahu nebo celkové výnosy kalkulace nepřesahují limit pro danou měnu (CZK, EUR) nastavený u divize provádějícího střediska v číselníku organizačních jednotek v poli Limit pro autorizaci,
• provádějící středisko není z divize Pozemní stavby (DPS01) ani Betonové konstrukce (DBK05).

Při založení schvalovacího workflow se do příloh automaticky vygeneruje šablona Požadavek na autorizaci kalkulace obsahující hodnoty z hlavičky a položek kalkulace.

Akce Invent. nákladů slouží k vygenerování reportu Inventarizace odhadovaných nákladů stavby ve formátu xls. Po spuštění se otevře okno Filtr s těmito parametry:

• Za období – textové pole s přednastavenou hodnotou aktuální rok / aktuální měsíc, například 2012 / 11.
• Názvy ZO – určuje, zda se do sloupce B reportu zapíší také názvy zúčtovacích objektů.
• Předposl. kalk. – výběr verze kalkulace, která bude v reportu figurovat jako předposlední.
• Posl. kalk. – výběr verze kalkulace, která bude v reportu figurovat jako poslední.

Soubor oceněný mimo systém lze naimportovat zpět akcí Import Excel.

• Proces Kalkulace IAS je dostupný v panelu procesů Zakázka → Controlling → Kalkulace IAS.
• Po spuštění procesu se otevře okno obsahující záložku:
  • Kalkulace IAS – mřížka zobrazuje zaevidované verze kalkulací a přiřazené položky.

• K procesu jsou přiřazeny přehledy controllingových dat napříč stavbami v menu Přehledy → Controlling – přehledy.
• K dispozici jsou tyto související přehledy:
  • Controlling – Přehled zakázek – Přehled všech controllingových zakázek podle práv uživatele.
  • Kontrola přenosů kalkulací do Oracle