Výběrová řízení

Proces Výběrová řízení, v aplikaci někdy označovaný jako Oferta, slouží k výběru dodavatele formou tendru. Předmětem soutěže může být dodávka nebo subdodávka v libovolném rozsahu podle zadání konkrétní soutěže. Cílem je vybrat dodavatele na základě porovnatelných nabídek, a to ještě před uzavřením dodavatelského vztahu. Soutěž prochází jednotlivými kroky, které odpovídají procesům v panelu soutěže a jsou popsány v následujících kapitolách.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní.

Ve všech procesech soutěže je v horní části okna zobrazeno záhlaví s identifikací soutěže, se kterou se právě pracuje.

Pole	Popis
Kód soutěže	Jednoznačný kód soutěže v rámci zakázky. Tlačítkem u kódu se přejde zpět do přehledu všech soutěží.
Kolo soutěže	Číslo kola, ve kterém se soutěž nachází. Soutěž lze opakovat ve více kolech, opakování probíhá od rozeslání poptávky. Tlačítkem u kola se otevře seznam kol soutěže a vybere se kolo, se kterým se má pracovat.
Stav soutěže	Stav, ve kterém se soutěž nachází: Připravované, Generované dokumenty, Poptávané, Vyhodnocované, Uzavřené, Přeneseno a Zrušené. Nově vypsaná soutěž je ve stavu Připravované; přechody mezi dalšími stavy jsou popsány u jednotlivých kroků.
Popis soutěže	Slovní označení předmětu soutěže.

• Soutěže jsou navázány na jednotlivé projekty. Středisko zhotovitele může vypsat soutěž pouze tehdy, pokud na dané zakázce samo vystupuje v některém projektu jako provádějící. Tento dodavatelsko-odběratelský vztah (dále jen DO vztah) může být Potenciální nebo Nezasmluvněný, musí však existovat.
• Soutěž nese vlastní atributy, například Datum vypsání, Datum a hodinu uzavření soutěže nebo Zodpovědnou osobu.

Každé nově vypsané soutěži je nutné přiřadit obory činnosti, pro které je vypisována. Zadávají se v přehledu soutěží na záložce Činnosti dodavatele do sloupce Obor činnosti, uvést lze jednu nebo více činností. Pokud soutěž nemá zadaný žádný obor činnosti, nelze do ní později vybrat žádného uchazeče.

Tentýž obor činnosti musí být přiřazen i u firmy, a to v jejím záznamu externí nebo interní organizace. Firmy bez odpovídajícího oboru činnosti se při výběru uchazečů nenabízejí.

Na záložce Kola jsou evidována jednotlivá kola soutěže.

Zadáním soutěže je položkový seznam jejího předmětu, tedy výkaz výměr (dále jen VV). Položky lze zakládat ručně, ve většině případů se však přebírají z rozpočtu stavby – viz Rozpočet.

Struktura zadání je hierarchická a úroveň každého řádku určuje sloupec Typ věty: O je objekt, D díl a K položka. Ceny na objektech a dílech jsou součtem podřízených položek.

Hromadné vložení položek nabízí tlačítko Import položek:

Po uzavření soutěže se do zadání doplní ceny z vítězné nabídky, a to do sloupců Cena (Výsledek) a Cena/MJ (Výsledek). Doplní se pouze u položek, které byly v cenové analýze převzaty do výsledku; u ostatních položek zůstává výsledná cena nulová.

V tomto procesu se připraví soubory, které tvoří podklady soutěže – zadávací listy, smluvní dokumenty i projektová dokumentace. V navazujícím procesu Dokumenty a oznámení se z nich generují dokumenty pro konkrétní uchazeče a rozesílají se jim.

Tlačítko Vložit soubor nabízí dvě volby:

• Zadávací list soutěže.
• Návrh objednávkového dokumentu, tedy dodavatelské smlouvy.
• Všeobecné obchodní podmínky (VOP).
• Projektová dokumentace a další přílohy.

U rozsáhlých dat nad 4 MB, typicky u projektové dokumentace, se vkládání do systému nedoporučuje. Vhodnější je distribuovat je samostatně.

Tlačítko E-mailové zprávy otevře okno Emaily kola s předlohami e-mailů, kterými jsou oslovení uchazeči informováni o průběhu a výsledku soutěže. Předloha je v seznamu označena ve sloupci Typ hodnotou Vzor; pro každý typ notifikace existuje samostatná předloha:

Předlohy jsou předdefinovány na úrovni celého systému a v konkrétní soutěži je lze upravit. Tlačítkem Nový se vloží vlastní zpráva, volba Export/Import umožňuje předlohy přenášet mezi soutěžemi. Úpravou ani vložením předlohy žádný e-mail neodchází – e-maily se z předloh generují až v procesu Dokumenty a oznámení a odesílají se až na pokyn uživatele.

Šablony dokumentů i předlohy e-mailů obsahují tiskové značky ve tvaru <##Zdroj##NázevPole>. Při generování dokumentu nebo e-mailu pro konkrétního uchazeče se značka nahradí skutečnou hodnotou z dané soutěže, zakázky nebo nabídky. Zdroj před druhým ## určuje, odkud se údaj přebírá: Tender je výběrové řízení, Project zakázka a Bid nabídka uchazeče; text za ním určuje konkrétní pole.

Příklady značek použitých v předlohách:

Mezi značky patří i kontaktní osoba uchazeče. Do generovaných dokumentů se dosazuje kontakt určený pro odesílání poptávek, proto se v šablonách pracuje vždy s jedním primárním kontaktem uchazeče – viz kapitola Kontakty uchazeče v procesu Seznam uchazečů.

V tomto procesu se sestavuje seznam uchazečů, kteří budou v soutěži osloveni, a nastavují se jim kontakty a parametry poptávky.

Tlačítkem pro přidání uchazečů se otevře okno Přidání uchazečů se dvěma záložkami:

• Nabídka vychází z oborů činnosti zadaných u soutěže – viz kapitola Činnosti dodavatele. Zatržítko Zobrazit pouze vyhovující firmy/střediska je předvoleno a v seznamu ponechává jen firmy a střediska, které mají v číselníku organizací přiřazen alespoň jeden z oborů činnosti soutěže. Firma bez odpovídajícího oboru činnosti se v nabídce nezobrazí a nelze ji do soutěže vybrat.
• Zrušením zatržítka lze nabídku rozšířit na úplný seznam organizací bez ohledu na obor činnosti. K uchazeči vybranému bez odpovídajícího oboru činnosti se systém chová, jako by byl pro daný obor činnosti Neschválený.
• Uchazeč se do soutěže přidá ikonkou plus u záznamu organizace; u přidaného uchazeče se ikona změní na mínus, kterým lze uchazeče zase odebrat. Označením více záznamů lze přidat více uchazečů najednou.
• Nabízené organizace lze třídit, filtrovat a seskupovat, například podle kraje. Tlačítko Detaily zobrazí další atributy evidované u organizace.
• Ve spodní části okna se u vybrané organizace zobrazují záložky Kontakty, Obory činností a Hodnocení externích organizací. Chybějící kontakt nebo obor činnosti lze tlačítkem Nový doplnit přímo odtud; údaje se ukládají k organizaci do číselníku organizací.
• Tlačítko Zpět na Seznam uchazečů vrátí zobrazení na seznam uchazečů soutěže, kde jsou přidaní uchazeči již uvedeni.

Volbou Nastavit kontakty se otevře okno Vyberte položky se seznamem kontaktních osob evidovaných u organizace uchazeče. Kontakt se označí zatržítkem a potvrdí tlačítkem Vybrat; nový kontakt lze založit tlačítkem Nový i přímo z tohoto okna, uloží se k organizaci uchazeče.

• Poptávka se odesílá vždy na jednoho příjemce, proto se u uchazeče vybírá jeden kontakt. Jeho jméno a e-mail se zároveň dosazují do tiskových značek generovaných dokumentů – viz kapitola Tiskové značky.
• Kontakt s příznakem Poptávky je u organizace veden jako primární kontakt pro odesílání poptávek a v dalších soutěžích se k uchazeči dotáhne automaticky.
• Uchazeči bez kontaktu není kam odeslat podklady soutěže ani oznámení o jejím průběhu; při pokusu o odeslání systém ohlásí, že u uchazeče chybí e-mail a poptávku nelze odeslat.

U každého uchazeče jsou v seznamu k dispozici tyto volby:

Volbou Nastavit poptávku se pro vybraného uchazeče určí, co se mu v poptávce zobrazí a co v ní může měnit. Parametry se nastavují samostatně u každého uchazeče.

Volbou Zveřejnit soutěž se soutěž zpřístupní uchazeči, nad kterým je operace provedena. Vybranému uchazeči se přitom:

• vygenerují chybějící pozvánky do soutěže,
• odešlou pozvánky do soutěže,
• zpřístupní dokumenty,
• vygeneruje soupis prací.

V tomto procesu se z podkladů připravených v procesu Příprava dokumentů generují dokumenty pro konkrétní uchazeče, uchazečům se odesílají oznámení a soutěž se zveřejňuje.

Mřížka je členěna po uchazečích; u každého uchazeče je uveden jeho stav v soutěži, například Navržený na vítěze, a pod ním jednotlivé dokumenty a oznámení:

Tlačítko Generovat nabízí dvě volby:

Volbou Dokumenty z přípravy se otevře okno Export zadání. V jeho levé části Uchazeči se označí uchazeči, pro které se má generovat, v pravé části Dokumenty generované uchazeči se pak označí dokumenty, které jim mají být vygenerovány; nad seznamem dokumentů je uveden počet vybraných uchazečů. U každého uchazeče je uveden jeho Stav – hodnota Bez stavu znamená, že uchazeč dosud v soutěži žádný stav nemá – a číslo s počtem dokumentů, které má připraveny ke generování.

• Při označení jednoho uchazeče se dokumenty vybírají jednotlivě pro něj.
• Při označení více uchazečů se pravá část okna přepne na hromadné nastavení dokumentů: u každého dokumentu se volí, zda se má označeným uchazečům přidat, odebrat, nebo zachovat stávající nastavení. Kombinaci dokumentů lze následně u jednotlivých uchazečů ještě upravit.
• Parametr Zároveň vygenerovat i emaily s pozvánkou doplní ke generovaným dokumentům i e-maily s pozvánkou do soutěže.
• Vygenerováním prvního dokumentu přechází soutěž do stavu Generované dokumenty.

Generováním žádný e-mail neodchází. Z předloh se pouze vygenerují zprávy s doplněnými údaji konkrétního uchazeče; lze si je prohlédnout, případně upravit, a odesílají se až zveřejněním soutěže, respektive volbami pro odeslání oznámení.

Volby pro odeslání jsou dostupné až ve chvíli, kdy je oznámení vloženo.

Tlačítkem Zveřejnit soutěž se soutěž zveřejní pro všechny její uchazeče najednou. Před provedením systém zobrazí souhrn operací, které se pro uchazeče provedou; jejich rozsah je stejný jako u volby Zveřejnit soutěž u jednotlivého uchazeče – viz kapitola Zveřejnění soutěže v procesu Seznam uchazečů.

Po zveřejnění soutěže se na kontakty uchazečů odešlou e-maily s odkazem na poptávku. Tímto odkazem se uchazeč dostane na webovou stránku, kde najde podklady soutěže, vyplní ceny u jednotlivých položek a vyplněnou nabídku odešle zpět do RSV. Zveřejněním přechází soutěž do stavu Poptávané.

Uchazeč pracuje s poptávkou ve webovém prostředí mimo RSV a mimo data RSV; otevírá je odkazem z e-mailu s pozvánkou. Zpřístupněny jsou v něm pouze položky poptávané v dané soutěži a dokumenty určené danému uchazeči; k žádným dalším datům RSV uchazeč přístup nemá. Prostředí je vícejazyčné, jazyk se přepíná v pravém horním rohu okna.

V záhlaví se trvale zobrazuje Kód soutěže, Kolo soutěže, Název uchazeče, Termín odevzdání, Stav nabídky (například Čeká na přihlášení) a Popis soutěže. Na stránce Informace o soutěži je k dispozici nápověda Správný průběh soutěže, která uchazeče provede sedmi kroky od stažení souborů po potvrzení o odevzdání nabídky; ostatní stránky zobrazují nápovědu k funkcím dané stránky.

Prostředí obsahuje čtyři procesy:

Uchazeč nejprve dá zadavateli na vědomí, zda bude nabídku podávat, tlačítky Přihlásit se do soutěže, nebo Odmítnout účast v soutěži. Teprve přihlášením do soutěže se uchazeči zpřístupní vyplňování cen, import nabídky a odevzdání nabídky; do té doby je nabídka ve stavu Čeká na přihlášení.

Stránka zobrazuje identifikační údaje zadavatele a uchazeče (obchodní jméno, adresu, kontaktní osobu, e-mail a telefon), předmět nabídky (název a místo stavby), termín realizace (zahájení a dokončení), termíny výběrového řízení (datum odevzdání zadávacího listu a požadovaný termín odevzdání nabídky), doplňkové informace o soutěži a zprávu pro uchazeče.

Stránka obsahuje podklady soutěže zpřístupněné uchazeči. U každé přílohy je uveden název, popis a velikost. Přílohy lze stahovat jednotlivě ikonou u záznamu, nebo hromadně označením více příloh.

Stránka zobrazuje položky zadání v hierarchii objekt (O), díl (D) a položka (K). Ceny vyplňuje uchazeč po přihlášení do soutěže do sloupce Cena/MJ u jednotlivých položek; celková Cena se dopočítá z množství a průběžně se sčítá do dílů a objektů. U položek se dále zobrazuje měrná jednotka, množství, údaje o cenové soustavě a plný popis; k položce může uchazeč doplnit poznámku k nabídce.

Stránka zobrazuje Celkovou cenu nabídky a umožňuje k nabídce přiložit dodatečné soubory, výběrem z disku nebo přetažením; zadavateli se tyto soubory zobrazí až po odevzdání nabídky. Nabídka se odesílá tlačítkem Odevzdat nabídku – odevzdaná je až po vyplnění údajů o osobě, která ji podává. Po odevzdání se na zadanou e-mailovou adresu odešle potvrzení o odevzdání nabídky a položkový výkaz odevzdané nabídky. Nabídka se tímto krokem dostává do RSV k firmě, která soutěž vypsala, zobrazí se v procesu Cenová analýza a soutěž přechází do stavu Vyhodnocované.

V tomto procesu se porovnávají nabídky uchazečů a sestavuje se výsledná cena jednotlivých položek zadání. Zobrazují se uchazeči, kteří vyplnili poptávku; každé kolo a každý uchazeč má v mřížce vlastní skupinu sloupců.

Řádky mřížky odpovídají hierarchii zadání: O je objekt, D díl a K položka – viz kapitola 1. Příprava zadání. Sloupce jsou členěny do skupin:

Je-li uchazečů více, jsou jejich ceny barevně odlišeny: zeleně výhodnější, červeně méně výhodné.

Cenu uchazeče lze u položky převzít do skupiny sloupců Výsledek ikonou plus u této ceny; ve výsledku ji lze následně upravit. Výsledek tak lze sestavit po položkách od různých dodavatelů, nebo hromadně od jednoho dodavatele akcí Naplnění výsledků. Sloupce Výsledek tvoří zadavatelský rozpočet, který lze použít jako protinávrh pro smluvní jednání.

Hromadné naplnění výsledku vychází z jedné ze tří možností: Nabídka, Dodavatel nebo Vícepráce.

U možnosti Nabídka se v poli Způsob výběru nabídky zvolí pravidlo, například Nejlevnější nabídka. Doplňující parametry určují, co se spolu s cenou přenese:

• S nabídkou přenést i dodavatele
• Přenést změněná množství
• Přenést poznámku dodavatele
• Přenést i vícepráce

Parametrem Použít index se přenášené ceny přepočítají zadaným indexem. Pole Změny provést v rozsahu určuje, na které položky se naplnění vztahuje, například na Všechny položky.

Určuje, kteří uchazeči a z kterých kol se v analýze zobrazí a v jakém uspořádání. Nabídky lze uspořádat podle Názvu uchazeče, Celkové ceny vzestupně nebo Celkové ceny sestupně. Parametrem Zobrazovat jen nenulové nabídky se skryjí nabídky bez vyplněných cen. U každého uchazeče je uveden jeho stav v soutěži, například Navržený na vítěze.

Tlačítko Filtry omezuje zobrazená data analýzy:

V tomto procesu se soutěž uzavře a určí se její vítěz. Mřížka obsahuje jeden řádek za každého uchazeče s jeho cenami a se stavem, ve kterém se v soutěži nachází. Vítězem se stává uchazeč ve stavu Navržený na vítěze; tento stav se uchazeči nastavuje volbou Změna stavu v procesu Seznam uchazečů.

V horní části okna jsou k dispozici tlačítka Uzavřít soutěž a Přenést výsledky. Dokud stav soutěže uzavření neumožňuje, jsou tlačítka nedostupná.

Tlačítkem Uzavřít soutěž se soutěž uzavře a vítězem se stává uchazeč ve stavu Navržený na vítěze. Parametrem Společně s uzavřením soutěže přenést výsledky se zároveň přenesou výsledky do kalkulace – viz Kalkulace. Výsledky lze přenést i samostatně tlačítkem Přenést výsledky.

Uzavřením přechází soutěž do stavu Uzavřené a stav vítězného uchazeče se mění z Navržený na vítěze na Schválený vítěz. Přenesením výsledků přechází soutěž do stavu Přeneseno.

Uzavřenou soutěž lze dodatečně obnovit tlačítkem Zrušit uzavření a dále v ní pracovat. Obnovenou soutěž lze zrušit volbou Zrušit u příslušného záznamu v přehledu všech soutěží; soutěž tím přechází do stavu Zrušené.

Soutěž může mít i více vítězů. Volbou Nastavit poznámku uchazeči lze u jednotlivého uchazeče doplnit poznámku.

Oblast pokrytá systémem je ve schématu vyznačena šedým obdélníkem. Procesy, které jsou předmětem nákupu poddodávek, jsou zobrazeny červenými ovály, navazující procesy fialovými. Modré šipky a texty popisují datové toky mezi jednotlivými procesy.

• Předcházející procesy, nutné pro správnou funkci: existující DO vztah na zakázce a výkaz výměr soutěže.
• Navazující procesy: vítěz soutěže vstupuje do nového DO vztahu na zakázce. Uzavřením každé soutěže vzniká nový DO vztah, při vyhlášení více vítězů vzniká nový vztah pro každého z nich. Na tento vztah se navazují další informace, například SubSOD.
• Zadavatelský rozpočet vzniklý v cenové analýze vstupuje do rozpočtu vypisovatele soutěže, kde z něj lze odvodit odbytovou cenu.

• Proces je dostupný v panelu procesů ve skupině Výběrová řízení.
• Panel obsahuje procesy, kterými soutěž postupně prochází.