Smlouvy s podzhotoviteli

Proces Smlouvy s podzhotoviteli slouží k evidenci a správě smluv uzavíraných s podzhotoviteli a související smluvní dokumentace. Již v průběhu výběrového řízení je možné evidovat dokumenty a smluvní podklady související se vznikem smluvního vztahu, například cenové nabídky, poptávky, návrhy smluv nebo rámcové smlouvy. Po dokončení výběrového řízení jsou s vybraným podzhotovitelem zahájena smluvní jednání, jejichž výsledkem je uzavření smlouvy o dílo. Po podpisu jsou smlouva i související údaje zaevidovány do systému. Evidovat lze například smluvní ceny, termíny plnění, záruční podmínky nebo další smluvně sjednané závazky. Ke každému smluvnímu vztahu s podzhotovitelem je možné evidovat jednu nebo více smluv, včetně jejich dodatků, a další smluvní dokumenty.

Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole Práce se záznamy. Pro tento proces je pro každý nový záznam nutno zvolit typ smluvního dokumentu pomocí výběru z roletky. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole Uživatelské rozhraní. Schvalování smluv probíhá prostřednictvím modulu Workflow. Podrobnější informace o schvalování dokumentů lze nalézt v kapitole Schvalování dokumentů.

Detailový proces Položky podzhotovitelských smluv umožňuje sledovat stav zasmluvnění na nejnižší úrovni, tedy na úrovni jednotlivých položek rozpočtu a kalkulace, a zároveň jej vyhodnocovat v rámci Controllingových přehledů. Po přiřazení podzhotovitelské smlouvy se v záznamu položky automaticky doplní také příslušný podzhotovitel. Do podzhotovitelských smluv lze vkládat položky několika způsoby - ručně, z rozpočtu daného projektu nebo z výběrového řízení přiřazeného ke smluvnímu dokumentu (dostupné možnosti závisí na konfiguraci).

Pomocí funkce Ruční vkládání je možné vkládat jednotlivé položky prostřednictvím vstupního formuláře.

Po stisknutí tlačítka Z rozpočtu se otevře zjednodušené okno struktury rozpočtu a následně lze jednotlivě nebo hromadně přidávat položky. Ve výběru si lze položky třídit podle kritérií.

Jednotlivé položky se přidávají tlačítkem Přidat položku. Po zaškrtnutí více položek pak můžeme přidávat více položek najednou, náš výběr potvrzujeme tlačítkem Přidat všechny vybrané položky do smlouvy.

.

Při zakládání nové smlouvy lze vytvořit vazbu na konkrétní výběrové řízení, případně zadat důvod založení smlouvy bez této vazby. Z výběrového řízení se do smlouvy přenese cena a seznam přiřazených položek.

• Navázat lze pouze výběrová řízení ve stavu Uzavřené se schváleným vítězem; v seznamu se jiná výběrová řízení nezobrazují.
• Jedno výběrové řízení lze navázat jen na jednu smlouvu s daným podzhotovitelem.
• Pokud je zapnuto rozdělování podzhotovitelských smluv do zúčtovacích objektů, přebírá se tato informace z navázaného výběrového řízení a krok „Rozdělení ceny do zúčtovacích objektů“ se v průvodci automaticky přeskočí.

Prostřednictvím funkce Vložení z výběrového řízení lze načíst položky z evidence Položky VŘ. Aby byla tato možnost dostupná, musí být na hlavičce smlouvy vybráno příslušné výběrové řízení. v záložce formuláře Výběrová řízení

Při vkládání položek také mohou být nastavena některá omezení:

• Možnost zákazu ručního vkládání položek – vložit lze jen položky z rozpočtu nebo z výběrového řízení.
• Množství lze zadat pouze do výše zbývajícího skutečného množství u položky. Při zadání menšího množství dojde k roztržení položky na zasmluvněnou část a na zbylou část se založí nová položka.
• Nelze vybrat již zasmluvněnou položku.
• Lze vynutit zadání alespoň jedné položky – bez položky jinak nelze zakládání smlouvy dokončit.

Zúčtovací objekt v podzhotovitelské smlouvě představuje jednoznačně definovanou jednotku, vůči které se evidují a zařazují smluvní náklady. V praxi vzniká jako kombinace: objektu (např. stavební objekt, budova, etapa), nákladového okruhu (např. zemní práce, betonové konstrukce, elektroinstalace) a ceny pro danou kombinaci. Díky zúčtovacím objektům lze pak přesně určit, kolik finančních prostředků je smluvně alokováno na konkrétní objekt a nákladový okruh, a následně sledovat jejich fakturaci a skutečné čerpání v průběhu realizace zakázky.

Přidávání nových zúčtovacích objektů probíhá pomocí formuláře, lze je však také hromadně generovat z rozpočtu pomocí tlačítka . Systém následně ke smlouvě přiřadí všechny odpovídající položky do odpovídajících zúčtovacích objektů.

U vybraných druhů smluv lze samostatně evidovat zádržné, a to prostřednictvím detailu Zádržné podzhotovitelských smluv. Informace o zádržném mohou být následně přenášeny i do ekonomického systému. Více o práci s detailovými procesy se dozvíte v kapitole Práce s detaily.

Evidují se tyto typy dlouhodobého i krátkodobého zádržného:

• po odevzdání díla dodavatelem,
• po odevzdání díla investorovi,
• kolaudační.

U vybraných typů smluv je možné samostatně evidovat více druhů záruk (např. technologickou záruku, záruku na zařízení nebo záruku na stavební část) prostřednictvím detailu Záruky podzhotovitelských smluv. Podrobnosti o práci s detailovými procesy jsou uvedeny v kapitole Práce s detaily.

• Proces Smlouvy s podzhotoviteli je dostupný v panelu procesů Zakázka → Příprava → Smlouvy s podzhotoviteli.
• Po spuštění procesu se otevře okno obsahující záložky:
  • Smlouvy s podzhotoviteli – mřížka zobrazuje všechny smluvní dokumenty evidované na daném projektu. Součástí jsou i detaily pro přiřazení položek rozpočtu, zúčtovací objekty, zádržné, záruky, přílohy, případně i průběh schvalování.

• K procesu je přiřazen přehled smluv s podzhotoviteli napříč stavbami v menu Přehledy → Smlouvy → Podzhotovitelské smlouvy.
• Po spuštění procesu se otevře okno obsahující záložku:
  • Podzhotovitelské smlouvy – Přehled evidovaných smluvních dokumentů napříč stavbami. Součástí jsou i všechny detailové záložky popsané výše.

Co se z výběrového řízení přenese a co se zapíše k položkám rozpočtu, závisí na tom, zda jsou zapnuty řádkové smlouvy a zasmluvňování položek:

Při zapnutém zasmluvňování položek platí navíc:

• Rozsah zápisu u řádkových smluv – pokud existují řádky vzniklé importem z VŘ nebo z rozpočtu, přenese se informace jen k položkám z těchto řádků. Pokud takové řádky neexistují, přenese se ke všem položkám, u kterých se dohledá daný podzhotovitel a dané výběrové řízení.
• Je-li položka částečně čerpaná, přenese se vazba jen na nečerpanou část – dojde k roztržení položky.
• Při přiřazení již dříve přiřazených položek do jiné smlouvy se k položkám přenese smlouva i nový podzhotovitel.
• Smlouvu nelze smazat, dokud je přiřazena k položkám.
• Řádky nelze ze smlouvy odebrat, dokud je k daným položkám zapsána smlouva.

Rámcové smlouvy na organizaci se vkládají v rámci procesu v menu Číselníky → Všeobecné → Rámcové smlouvy externích organizací. Záložka obsahuje evidenci rámcových smluv vedených k vybranému středisku nebo organizaci.

• Rámcovou smlouvu lze vložit pro celou organizaci (u interních středisek pro divizi nebo závod) nebo jen pro vybrané středisko.
• U interních středisek je rozhodující aktuálně označená organizační jednotka, na které bylo tlačítko stisknuto. U externí organizace se typ organizační jednotky volí na formuláři rámcové smlouvy.
• Rámcové smlouvy na organizaci lze použít při vkládání objednávky k rámcové smlouvě na všech zakázkách, kde je daná organizace nebo interní středisko v roli dodavatele či podzhotovitele.

Tyto rámcové smlouvy se vkládají v procesu Smlouvy s podzhotoviteli a jsou vázány pouze na tento projekt.

Při vkládání objednávky k rámcové smlouvě je nutné vybrat rámcovou smlouvu, ke které se objednávka váže.

• V poli Číslo rámcové smlouvy je seznam všech platných rámcových smluv na projektu, zobrazují se však i smlouvy vázané na organizaci. Číselník může filtrován podle typu činnosti zadaného na objednávce.
• Limit rámcové smlouvy – lze aktivovat kontrolu hodnoty objednávek proti ceně zadané na rámcové smlouvě. Systém hlídá sumu všech objednávek založených k dané rámcové smlouvě; objednávku, jejíž cena spolu se sumou dříve založených objednávek by cenu rámcové smlouvy přesáhla, nelze do systému zadat.
• Rámcovou smlouvu, na kterou je navázána objednávka, nelze smazat.