{{indexmenu_n>2}} ====== Schvalovací šablony ====== Schvalovací šablona určuje, jak má nad záznamem evidence proběhnout schvalovací proces, tedy **Workflow** (dále jen **WF**). Šablona popisuje účastníky schvalování, v jakém pořadí schvalují a za jakých podmínek. Cílem je nastavit celý postup schvalování jednou a poté jej nad jednotlivými záznamy dané evience opakovaně spouštět. Šablony se zakládají v panelu menu **Číselníky → Systémové → Schvalovací šablony**. Každá šablona je vázaná na konkrétní evidenci, například na **[[cs:processes:preparation:subcontractor_contracts|podzhotovitelské smlouvy]]**. Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole **[[cs:introduction:records|Práce se záznamy]]**. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole **[[cs:introduction:interface|Uživatelské rozhraní]]**. ===== Hlavička šablony ===== ^ Pole ^ Popis ^ | **Evidence** | Vybírá se z číselníku a určuje evidenci, pro kterou se šablona používá. Po vytvoření šablony již evidenci nelze změnit. | | **Aktivní** | Šablona je použitelná ve výběru při spuštění WF. | | **Je použita** | Šablona již byla ve WF použita. Použitou šablonu nelze smazat a možnosti její editace jsou omezené. | | **Název a popis** | Název a popis šablony v několika jazykových variantách. Uživateli se zobrazí podle nastaveného jazyka aplikace. | | **Název workflow** | Název, pod kterým WF vystupuje. Může obsahovat parametry uvedené ve formuláři. | | **Výchozí text zadání** | Text se zobrazí ve schvalovacím formuláři uživateli, který WF schvaluje. | {{:cs:workflow:hlavicka_sablony_.png?800|Hlavička šablony}} Šablonu lze odstranit až poté, co je zneaktivněna, a jen tehdy, pokud **není použita v žádném WF** – ani běžícím, ani ukončeném. ==== Parametry šablony ==== **Při vytváření šablony si volíme její parametry. Můžeme mít zapnuté tyto volby:** {{:cs:workflow:parametry_sablony.png?800|Parametry šablony}} ^ Volba ^ Popis ^ | **Přeskakovat prázdné úrovně** | Volba umožní přeskočit úroveň, pokud nedohledá větev pro generování. | | **Povolit ruční přidání uživatelů** | Povolí ruční přidání uživatelů do první úrovně. Pro správné použití musí být pro každý případ dohledána větev. | | **Povolit vrácení** | Umožní použít funkci vrácení na nižší úroveň pro vybranou šablonu. | | **Neumožnit podmínečné schválení** | Vypne možnost podmínečně schváleno při zpracování úkolu. | | **Povolit editaci detailu po schválení** | Po workflow je možné editovat detaily schváleného záznamu. | | **Povolit změny v dokumentech po schválení** | Po workflow je možné spravovat přílohy schváleného záznamu. | | **Potlačit dialogové okno při startu WF** | Nastavení potlačí dialogové okno při startu workflow. Workflow se rovnou vygeneruje. | | **Vyžadovat vyjádření** | Aktivuje povinnost vyplnit vyjádření u všech stavů workflow. | | **Autor se nesmí účastnit WF** | Při této volbě nebude autor workflow zahrnut do generovaných úkolů. | | **Omezit práva autora** | Autor není zapojen do zpracování Workflow. | ===== Detaily šablon ===== ==== E-mailové notifikace workflow ==== Na této záložce se nastavují zprávy, které systém v průběhu WF odesílá uživatelům. Notifikace se odešle ve chvíli, kdy WF nebo úloha dosáhne stavu uvedeného v jejím nastavení. ^ Pole ^ Popis ^ | **Typ** | Typ notifikace, výběr z číselníku – například **Nová úloha**, **Nová úloha – delegovaná** nebo **Workflow ukončené**. | | **Stav úlohy** | Stav úlohy, při kterém se notifikace odešle. Dostupné pouze u vybraných typů notifikací. | | **Stav workflow** | Stav Workflow, při kterém se notifikace odešle. Dostupné pouze u vybraných typů notifikací. | | **Aktivní** | Notifikace je aktivní a bude odesílána. | | **Adresáti** | Příjemci notifikace. Zadává se konkrétní e-mailová adresa, nebo zástupná značka, který se při odeslání nahradí adresami podle níže uvedeného významu. | | **Předmět** a **Obsah notifikace** | Text zprávy v několika jazykových variantách, psáno ve formátu HTML. Při psaní lze přepínat mezi zobrazením **Kód** a **Náhled**. K obsahu lze také přiložit přílohu. | Adresáty e-mailu lze zadávat buď přímo pomocí e-mailových adres, nebo prostřednictvím značek. **K dispozici jsou následující značky:** ^ Značka^ Adresát ^ | **{TaskAuthor}** | Uživatel, který úlohu vytvořil. | | **{TaskApprover}** | Schvalovatel úlohy včetně aktuálně nastavených zástupců. | | **{TaskProcesser}** | Uživatel, který úlohu zpracoval. | | **{WorkFlowAuthor}** | Uživatel, který Workflow spustil. | | **{ParentTaskApprover}** | Schvalovatel nadřazené úlohy, existuje-li hierarchie úloh. Vhodné pro notifikaci tvůrce doplňkové nebo delegované úlohy. | | **{AllWorkflowUsers}** | Všichni schvalovatelé, zástupci, zpracovatelé a autoři úloh v celém záznamu WF. Funkční pouze u notifikace typu **Ukončené workflow**. | | **{ProjectRoleID_X}** | Uživatelé dané role v projektu; X se nahradí identifikátorem role. | | **{P_NazevPole}** | E-mail z pole evidence daného záznamu; NazevPole se nahradí systémovým názvem pole. | | **{PUserID_NazevPole}** | E-mail podle userID zadaného v poli evidence; NazevPole se nahradí názvem pole. | ==== Úrovně a větve ==== Úrovně a větve tvoří strukturu schvalování ve **schvalovací šabloně**. Určují, kolik stupňů schvalování záznam projde, kdo v jednotlivých stupních schvaluje a za jakých podmínek. Cílem je nastavit schvalování tak, aby se záznam dostal jen k těm osobám, které o něm podle svých pravomocí skutečně rozhodují. Nastavují se na záložce **Nastavení větví a úrovní** v detailu šablony. Úrovně a větve se zakládají tlačítky {{:cs:workflow:add_branch.png?200|Tlačítka pro přidání větví a úrovní}}. Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole **[[cs:introduction:records|Práce se záznamy]]**. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole **[[cs:introduction:interface|Uživatelské rozhraní]]**. === Rozdíl mezi úrovní a větví === * **Úroveň** – stupeň schvalování. Úrovně se procházejí postupně od první k poslední a **workflow** je plně schválené až tehdy, když projde poslední úrovní. Do té doby zůstává **ve schvalování**. * **Větev** – varianta schvalování **v rámci jedné úrovně**. Úroveň může mít více větví, záznam ale projde jen tou z nich, jejíž podmínku splní. Schválením v této jedné větvi je celá úroveň splněná a WF pokračuje na následující úroveň. Podmínky lze zapsat nad kterýmkoli polem evidence, nad níž WF běží, a lze je nastavit jak na úrovni, tak na větvi. Například objednávka do 2 000 € projde pouze úrovní 1, objednávka nad 2 000 € pokračuje i do úrovně 2. Obdobně platí pro větve: podle podmínky se rozhodne, který schvalovatel danou objednávku v rámci úrovně dostane. ==== Popis sloupců ==== ^ Sloupec ^ Popis ^ | **Typ** | Rozlišuje, zda jde o **Úroveň**, nebo o **Větev**. | | **Pořadí** | Pořadí úrovně ve schvalování, u větví pořadí větve v rámci úrovně. | | **Název** | Název úrovně nebo větve. | | **Podmínky** | Podmínka, kterou musí záznam splnit, aby do dané úrovně nebo větve vstoupil. | | **Automaticky schválit** | Označuje větev, která se za splněných podmínek schválí bez zásahu uživatele. | | **Způsob vyhodnocení** | Určuje, kolik přiřazených uživatelů musí větev schválit. | | **Čas na schválení** | Doba v hodinách, ve které má být úloha standardně vyřízena. | | **Popis** | Doplňující popis úrovně nebo větve. | ==== Nastavení větve ==== ^ Pole ^ Popis ^ | **Automaticky schválit** | Větev se schválí automaticky, jsou-li splněny zadané podmínky. Do schvalování nevstupuje žádný uživatel. | | **Způsob vyhodnocení** | Určuje, kolik přiřazených uživatelů musí větev schválit – viz níže. | | **Přiřazení uživatelů** | Uživatelé nebo skupiny uživatelů, kteří v této větvi schvalují. | ^ Způsob vyhodnocení ^ Popis ^ | **První rozhoduje** | Stačí rozhodnutí jednoho z přiřazených uživatelů. Je-li ve větvi pět schvalovatelů, rozhoduje ten z nich, který úlohu vyřídí první. | | **Všichni schválí** | Schválit musí všichni uživatelé přiřazení v dané větvi. | | **První neschválí** | Rozhoduje první zamítnutí. | {{cs:workflow:wf_detail.jpg|Nastavení větve}}