{{indexmenu_n>1}} ====== Schvalování dokumentů ====== Proces **Schvalování smluvních dokumentů** slouží k řízení, evidenci a kontrole schvalovacího procesu smluv a souvisejících dokumentů. Schvalování probíhá prostřednictvím modulu **Workflow**, který umožňuje definovat schvalovací postupy pomocí schvalovacích šablon, skupin uživatelů a jednotlivých schvalovacích úrovní. Průběh schvalování se nesestavuje při každém spuštění znovu – kolik je úrovní, kdo v nich schvaluje a jak se rozhodnutí vyhodnocuje, je předem popsáno ve **[[cs:workflow:templates|Schvalovací šabloně]]** přiřazené ke konkrétní evidenci. Uživatel pouze označí záznam, doplní zadání pro schvalovatele a schvalování spustí. Před zahájením schvalování je nejprve nutné vytvořit a nakonfigurovat schvalovací proces. Součástí konfigurace je definování **[[cs:permissions:groups|skupin uživatelů]]**, které budou v jednotlivých úrovních procesu vystupovat jako schvalovatelé. Následně je potřeba vytvořit **[[cs:workflow:templates|schvalovací šablony]]**, které určují strukturu schvalovacího procesu prostřednictvím **úrovní a větví**, definujících pořadí, podmínky a logiku jednotlivých schvalovacích kroků. Více informací o vytváření, úpravě a práci se záznamy naleznete v kapitole **[[cs:introduction:records|Práce se záznamy]]**. O práci s detailovými záložkami a ovládání uživatelského rozhraní se můžete dočíst v kapitole **[[cs:introduction:interface|Uživatelské rozhraní]]**. {{:cs:workflow:workflow.png?300|Procesy modulu Workflow}} ===== Vysvětlení pojmů ===== ^ Pojem ^ Význam ^ | **Šablona workflow** | Předpis schvalovacího postupu pro danou evidenci – určuje úrovně, větve, schvalovatele a způsob vyhodnocení. | | **Úroveň** | Krok schvalování. Úrovně se vyhodnocují postupně za sebou – další úroveň se rozběhne až po ukončení předchozí. | | **Větev** | Skupina schvalovatelů v rámci jedné úrovně. Jedna úroveň může obsahovat více větví, které se řeší současně. | | **Způsob vyhodnocení** | Pravidlo, kdy je větev vyřízena. Například **První rozhoduje** znamená, že rozhoduje ten schvalovatel z větve, který se vyjádří jako první; ostatním úkol zaniká. | | **Zadání** | Text, kterým autor workflow schvalovatele žádá o rozhodnutí. | | **Vyjádření** | Komentář schvalovatele k jeho rozhodnutí. Zobrazuje se v průběhu workflow ve sloupci **Komentář**. | ===== Spuštění workflow ===== Pro spuštění schvalování vyberte v mřížce záznam určený ke schválení a následně klikněte na tlačítko {{:cs:workflow:start_workflow.png?200|Tlačítko Spustit Workflow}} v tlačítkové liště evidence. Po výběru schvalovací šablony se otevře se okno **Spustit workflow**, ve kterém lze nastavit parametry schvalovacího procesu. Workflow lze spustit pouze v případě, že je pro danou evidenci nastavena **schvalovací šablona**. V okně **Spustit workflow** jsou zobrazovány následující informace o schvalování: ^ Pole ^ Popis ^ | **Název workflow** | Název šablony workflow, podle které bude schvalování probíhat. Údaj je pouze informativní a nelze jej měnit. | | **Zadání** | Text určený schvalovatelům – co se schvaluje a o co je uživatel žádán. Zadání se zobrazí každému schvalovateli u jeho úkolu. | | **Datum založení** | Datum a čas spuštění workflow. Předplňuje se aktuálním datem a časem. | | **Plánovaný konec** | Termín, do kterého má být schvalování dokončeno. Předplňuje se podle nastavení šablony a lze jej upravit. | | **Ruční výběr uživatelů pro první úroveň** | Umožňuje určit konkrétní schvalovatele první úrovně. Pole se vyplňuje pouze u šablon, které ruční výběr připouštějí. Určuje-li schvalovatele sama šablona, zůstává pole prázdné. | | **Náhled průběhu workflow** | Přehled schvalovacího postupu ještě před jeho spuštěním – jednotlivé úrovně, větve, způsob jejich vyhodnocení a přiřazení schvalovatelé. Náhled je pouze pro kontrolu a nelze v něm nic měnit. | Tlačítkem **Zrušit** se okno zavře, aniž by Workflow vzniklo. Schvalování se spustí tlačítkem **Spustit** – záznam se přepne do stavu **Probíhá** a schvalovatelům se vytvoří úkol ke zpracování. Schvalovatelé mohou dokument schválit, vrátit k doplnění nebo zamítnout. V případě vrácení dokumentu je autor vyzván k provedení požadovaných úprav a následnému opětovnému předložení ke schválení. Doporučuje se před spuštěním zkontrolovat v **Náhledu průběhu workflow**, zda jsou uvedeni očekávaní schvalovatelé. Po spuštění již průběh workflow nelze změnit – nesprávně nastavené workflow je nutné **ukončit a spustit znovu**. ===== Průběh workflow ===== Po spuštění se v mřížce evidence u záznamu zobrazí sloupce informující o schvalování: * **Stav workflow** – stav celého schvalování daného záznamu, například **Probíhá**. * **Stav úkolu** – stav konkrétního schvalovacího úkolu, například **Vytvořeno**. Podrobnosti obsahuje detailová záložka **Průběh workflow** v dolní části okna. Zobrazuje hlavičku workflow a pod ní jednotlivé úrovně, větve a schvalovatele. ^ Údaj ^ Popis ^ | **Číslo workflow** | Jednoznačné číslo, které RSV workflow přiřadí při spuštění. | | **Název Workflow** | Název šablony, podle které schvalování probíhá. | | **Stav Workflow** | Aktuální stav celého schvalování. | | **Plánovaný konec** | Termín pro dokončení schvalování. | | **Vytvořeno** | Datum a čas spuštění workflow. | | **Autor** | Uživatel, který workflow spustil. | | **Zpracováno** | Datum a čas ukončení workflow. Dokud schvalování probíhá, je pole prázdné. | | **Schvalovatel** | Uživatel, který má daný krok schválit. | | **Zadání** | Text zadaný autorem při spuštění workflow. | | **Stav** | Stav jednotlivého schvalovacího úkolu. | | **Komentář** | Vyjádření, které schvalovatel k rozhodnutí zapsal. | | **Zpracoval** | Uživatel, který úkol vyřídil. | ==== Stavy schvalování ==== ^ Stav ^ Význam ^ | **Vytvořeno** | Úkol byl vytvořen a čeká na rozhodnutí schvalovatele. | | **Probíhá** | Schvalování záznamu je rozběhnuté a není dosud ukončeno. | | **Schváleno** | Záznam byl schválen; schvalování je ukončeno. | | **Podmíněně schváleno** | Záznam byl schválen s výhradou uvedenou ve vyjádření schvalovatele. | | **Zamítnuto** | Záznam nebyl schválen; schvalování je ukončeno. | ===== Schválení nebo zamítnutí záznamu ===== - Schvalovatel záznam otevře, napíše vyjádření a rozhodne – **Schválit**, **Podmíněně schválit**, nebo **Zamítnout**. - Po vyhodnocení poslední úrovně je workflow ukončeno a záznam získá výsledný stav. Pokud je dokument schválen všemi schvalovateli v aktuální úrovni, systém jej automaticky posune do následující úrovně nebo větve schvalování. Tento proces pokračuje až do splnění všech schvalovacích podmínek definovaných ve schvalovací šabloně. Po úspěšném dokončení všech schvalovacích kroků je dokument označen jako **Schválený** a může být použit pro další zpracování, například k podpisu nebo zaevidování do systému. Veškeré kroky schvalovacího procesu včetně historie rozhodnutí, dat schválení a případných komentářů jsou uchovávány v auditní stopě dokumentu. Schvalovatel pozná záznam čekající na jeho rozhodnutí podle sloupců **Stav workflow** a **Stav úkolu** v mřížce evidence. Záznam otevře k editaci obvyklým způsobem – v okně **Editace záznamu** se pak ve spodní části zobrazí schvalovací panel. Schvalovací panel obsahuje informace o schvalovaném kroku: ^ Údaj ^ Popis ^ | **Vytvořil** | Uživatel, který workflow spustil. | | **Vytvořeno** | Datum a čas spuštění workflow. | | **Schvalovatel** | Uživatel, kterému je úkol přiřazen. | | **Úroveň** | Úroveň schvalování, ve které se workflow právě nachází. | | **Větev** | Větev dané úrovně, do které schvalovatel patří. | | **Způsob vyhodnocení** | Pravidlo, podle kterého se rozhodnutí ve větvi vyhodnocuje, například **První rozhoduje**. | | **Zadání** | Text od autora workflow – co se schvaluje. Schvalovatel jej nemůže měnit. | | **Vyjádření** | Textové pole pro komentář schvalovatele k jeho rozhodnutí. Délka je omezena na 400 znaků. | ==== Dostupné akce ==== ^ Akce ^ Popis ^ | **Schválit** | Záznam se schvaluje bez výhrad. Workflow pokračuje na další úroveň, případně se ukončí. | | **Podmíněně schválit** | Záznam se schvaluje s výhradou. Výhradu je vhodné popsat v poli **Vyjádření**. | | **Zamítnout** | Záznam se neschvaluje. Důvod zamítnutí je vhodné uvést v poli **Vyjádření**. | | **Uložit** | Uloží změny provedené v záznamu bez rozhodnutí o schválení. Úkol zůstává k vyřízení. | | **Zavřít** | Zavře okno bez rozhodnutí. Úkol zůstává k vyřízení. | | **Dodatečné akce** | Nabídka doplňkových akcí nad schvalovaným záznamem. Obsah nabídky se liší podle evidence a nastavení šablony workflow. | Rozhodnutí **Schválit**, **Podmíněně schválit** a **Zamítnout** nelze vzít zpět. Zamítnutý záznam je nutné schvalovat novým workflow.